С 2021 по 2023 в России вышли законы, которые регулируют удаленную работу и ведение кадрового документооборота в электронном виде, — КЭДО. Благодаря этим законам сотрудники могут легально работать на удаленке и не ездить в офис для подписания документов, а кадровые службы — сократить бумажную работу.
В статье дадим выжимку из этих законов, которые важно знать HR-специалистам.

Что такое КЭДО

Нормативное основание: Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение рабочих документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Все эти действия могут совершать работодатель, работник или человек, который поступает на работу.

По закону в цифру не получится перевести все документы. Вот что должно остаться в бумажном виде:

• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме; 
• приказы или распоряжения об увольнении работника;
• документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда, в том числе те, что работник подписывает лично.

Плюсы и минусы перехода на КЭДО для бизнеса

Плюсы: 

1. Оптимизация
   Документы подписываются быстрее, не занимают место, их проще систематизировать и искать. 
2. Экономия
   Нужно в разы меньше картриджей для принтеров, бумаги и прочих ресурсов, которые необходимы кадровикам без КЭДО.
3. Гибкость
   Руководство компании может самостоятельно определять, какие кадровые документы сделать электронными. Например, можно перевести в цифру документацию об отпусках, изменении должности и оклада, а остальное оставить на бумаге.

Минусы:

1. Сотрудники могут не согласиться перейти на КЭДО
   Чтобы в кадрах могли оформлять документы сотрудника в электронном виде, он должен подписать согласие, иначе придется вести документацию на бумаге специально для него. Без согласия можно обойтись, только если сотрудник принят на работу после 31 декабря 2021 года и на этот момент не имеет трудового стажа.
   Чтобы сотрудники понимали смысл и пользу перехода на КЭДО, в компаниях обычно проводят встречи и отвечают на вопросы о переходе — в большинстве случаев это помогает поработать с возражениями. 
2. Особенности бизнеса, которые усложняют переход
   Если у многих сотрудников нет гражданства РФ или они оформлены по ГПХ либо схемы согласования документов с внештатными сотрудниками или филиалами слишком сложные, то внедрить КЭДО будет непросто. Но это возможно, только потребуется тщательно проанализировать процессы.
   
3. Для перехода нужны ресурсы
   Внедрение КЭДО потребует сил, времени и денег. Подробнее о процессе расскажем далее, а тут отметим, что в большинстве случаев эти инвестиции окупаются.

Клиентский кейс по теме: "ИТ-компания при переходе на КЭДО сэкономила до 765 тысяч рублей в год только на курьерской доставке кадровых документов для дистанционных сотрудников"

 Подробнее о плюсах и минусах КЭДО читайте в статье.

Где вести КЭДО

По закону электронный документооборот можно реализовать двумя способами:

1. через Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».
2. через информационную систему работодателя, которая должна обеспечить подписание, хранение и фиксацию факта получения электронного документа сторонами трудовых отношений. 

Поговорим о каждом варианте подробнее.

❶ Цифровая платформа «Работа в России»

Преимущества

• Бесплатный доступ для работодателя.
• С сентября 2023 даже не нужно подавать заявку — достаточно иметь подтвержденную учетную запись «Госуслуг».
• Не нужно устанавливать и обслуживать ПО.
• Быстрое оформление — не нужно покупать или разрабатывать с нуля.
  

Недостатки

• Можно подключить не больше 50 пользователей от одного работодателя.
• Стандартный функционал, который нельзя настроить для решения своих задач.
• Ограниченное количество функций, многие из которых не очень удобны. 

Например, список сотрудников без фильтрации по отделам и по подразделениям, поэтому работника можно найти только по ФИО. С этим можно работать, если в компании всего 100 человек персонала, а вот искать нужного Иванова среди 500 однофамильцев в большой компании уже гораздо сложнее. 

Кому подойдет
Малому бизнесу, когда есть потребность перейти на КЭДО с минимальными затратами и готовность мириться с ограниченным функционалом.

❷ Информационная система работодателя

Под этим термином подразумевается специальный сервис — просто пересылать документы по почте не получится. 

Тут есть два варианта: компания может сделать систему своими силами или купить коммерческую разработку.

✦ Собственная разработка

Преимущества

• Полная адаптивность: система создается под конкретные задачи.
• Может получиться дешевле, чем покупка системы.

Недостатки

• Разработка, поддержка, внедрение и создание системы подписания документов электронными цифровыми подписями проходят полностью внутри компании. У ИТ-отдела либо уже должен быть опыт таких проектов, либо предстоит пройти цикл доработок.
• Нужно заложить достаточно много времени на разработку.

Кому подойдет
Крупному бизнесу, которому нужно больше функций и у которого есть ресурсы ИТ-отдела. 

✦ Коммерческая разработка

Преимущества

• Частичная адаптивность: можно утвердить с поставщиком нужные функции, а ненужные не добавлять.
• Удобство: интерфейс и функции сделаны с учетом пользовательского опыта и постоянно совершенствуются.
• Под ключ: от бизнеса требуется только оплатить и внедрить, все остальное сделает поставщик.
• Поддержка: за работу системы отвечает поставщик, поэтому со всем поломками можно обратиться к нему.
• Дополнительные услуги: у разных компаний разный набор, но обычно это помощь с оформлением документации, обучением сотрудников и внедрением системы.
• Быстрее, чем разрабатывать с нуля.

Недостатки

• Цена: она зависит от количества сотрудников, которым понадобится личный кабинет и цифровая подпись. Стоимость года использования системы на 10 сотрудников может составить от 16 000 до 100 000 ₽. 

Кому подойдет
Среднему и крупному бизнесу, которому нужно больше функций и у которого есть ресурсы на переход и нет ресурсов ИТ-отдела.

Тем, кто ищет готовое решение для КЭДО, VK HR Tek предоставляет удобное мобильное приложение, позволяет настроить любые маршруты согласований и напоминаний, кастомизировать процессы и интегрироваться с другими ПО, например 1С или «Битрикс».

Какая документация нужна для внедрения КЭДО

Работодатель вводит КЭДО на основании локального нормативного акта — регламента. По закону его нужно согласовать с профсоюзной организацией. 

В акте должно быть указано:

• с помощью какой информационной системы будет работать ЭДО;
• как сотрудники будут получать к ней доступ;
• для каких электронных документов и категорий работников вводим ЭДО;
• в какой срок нужно уведомить работников о переходе;
• когда начнется переход — не ранее, чем истечет срок уведомления.

Также можно и нужно установить порядок электронного документооборота:

• сроки и периодичность ознакомления и подписания документов в цифре;
• правила проведения инструктажа по ЭДО;
• какие документы продолжают оформлять на бумажном носителе.

Какие требования к КЭДО появились в 2023

Нормативное основание: приказ Минтруда России № 578н от 20.09.2022.

С 1 марта 2023 года работают единые требования к электронным документам:

• основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1А — это касается части, содержащей текст договора, приказа и т. д.;
• в документе должны быть файлы электронной цифровой подписи (SGN);
• должно быть приложено описание электронного документа в формате XML.

Если не выполнять требования к форматам документов, то при проверке они будут объявлены недействительными, а компанию обяжут выплатить штраф от 30 000 до 40 000 ₽ для ИП и малых предприятий до 100 000–200 000 ₽ для среднего и крупного бизнеса.

Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Нормативное основание: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Будьте внимательны: в бизнес-решениях лучше опираться на самую свежую его версию.

ЭЦП — это информация в электронном виде, которая привязывается к подписываемой информации. Она указывает авторство, не меняется после подписания и обеспечивает документам юридическую силу. Этот инструмент — основа работы с КЭДО, без него запустить документооборот в цифре не получится.

Бизнесу нужно заниматься подбором ЭЦП в случае, если он собирается разрабатывать систему для КЭДО самостоятельно: в коммерческие предложения подписи уже заложены.

Виды электронных цифровых подписей (ЭЦП)

Есть три вида подписей: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная — ПЭП, УНЭП и УКЭП.

ПЭП

• Подойдет линейным сотрудникам на КЭДО, но ее стоит использовать осторожно.  
• Не гарантирует юридическую значимость документа, потому что не оставляет цифровой след. 
• Можно получить бесплатно, без идентификации личности.

УНЭП

• Подойдет большинству сотрудников на КЭДО, но нужно подписать договоры о взаимном признании юридической силы ЭЦП.
• Можно определить автора подписи и обнаружить изменения в документе после подписания. 
• Получение платное, идентификацию личности можно пройти онлайн.

УКЭП 

• Подходит для кадровых специалистов и работодателей на КЭДО, чтобы они могли подписывать любые документы. 
• Самая безопасная из подписей, ее юридическую силу не нужно подтверждать никакими соглашениями. 
• Получение платное через удостоверяющий центр. 

Цифровая подпись для одного сотрудника покупается на определенный срок и может стоить от 2000 до 15 000 ₽ и более в зависимости от ее вида.

Получить УКЭП или УНЭП для КЭДО можно бесплатно в приложении «Госключ» — понадобится только регистрация на «Госуслугах». Работодатель может выпустить ЭЦП для сотрудников самостоятельно и обновлять сертификат ежегодно. 

Подробнее о видах ЭЦП и о том, как они работают, рассказали в статье.

Электронные доверенности МЧД — что это и зачем нужны

Нормативное основание: Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

Машиночитаемая доверенность — это электронная форма бумажной доверенности в формате XML, подписанная УКЭП руководителя организации. Она дает возможность сотруднику или внештатному работнику подписывать документы от лица организации.

С 1 сентября 2023 года сотрудники должны использовать электронную подпись физлица и МЧД для подписания кадровых документов. Ее можно применять для документооборота между компаниями в рамках КЭДО, для отчетности, портала ФНС и других систем.

Как вести работу с дистанционными сотрудниками

Нормативное основание: Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Дистанционный или удаленный работник — это сотрудник, который общается с работодателем и выполняет работу через интернет или сети общего пользования: телефон, мессенджеры или СМС. Такой сотрудник может работать в смешанном режиме — чередовать офисную и дистанционную работу.

Как организовать работу

1. Трудовые договоры и взаимодействие
   По закону трудовые договоры или дополнительные соглашения о дистанционной работе можно оформлять, не вызывая сотрудника в офис — но только с помощью УКЭП. А вот обмен отчетами, заданиями и другие рабочие взаимодействия уже можно реализовать без электронных подписей. Работодатель и сотрудник должны направлять друг другу подтверждение, что получили такие документы, и это должно быть сделано в срок — его фиксируют в локальном правовом акте или в соглашении сторон.
2. Режим труда
   Отрегулировать режим труда и отдыха дистанционных работников можно в локальных нормативных актах — правилах внутреннего трудового распорядка или регламентах. Также соглашением сторон можно определить особый режим работы для удаленного сотрудника.
3. Оборудование
   Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимым для работы оборудованием — условно говоря, оплатить дизайнеру компьютер, а токарю — станок. Дистанционный работник может использовать свое оборудование — тогда работодатель возмещает расходы и выплачивает компенсацию за использование этих инструментов.
4. Перевод на дистант без согласия
   Работодатель может перевести на удаленку сотрудников без их согласия в экстренных случаях: во время эпидемий, стихийных бедствий или если поступит распоряжение региональных властей.

Как платить

Работодатель не имеет права снижать зарплату, премиальные и другие стимулирующие выплаты сотруднику, который перешел на удаленку. По закону время, которое удаленный сотрудник тратит на общение с работодателем, — это рабочее время, которое нужно оплачивать.

Как увольнять

Так же, как и офисных сотрудников: есть только два дополнительных основания для увольнения дистанционного сотрудника:

1. после поступления запроса от работодателя работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд;
2. работник переехал и больше не может выполнять обязанности по трудовому договору на прежних условиях.

Разобраться в юридических нюансах может быть непросто, и на это точно потребуется немало времени. Сэкономить ресурсы можно, если доверить весь процесс экспертам — команде VK HR Tek. Специалисты VK проведут бесплатные консультации по нормативно-правовой базе, предложат шаблоны ЛНА и помогут на всех этапах внедрения КЭДО. Чтобы попробовать возможности VK HR Tek, оставьте заявку на сайте.