Рассказываем основы электронного кадрового документооборота простыми словами
Как КЭДО облегчает жизнь руководителю и сотрудникам, и какие условия нужно соблюдать, чтобы легально перейти на электронный документооборот.
Из-за особенностей трудового законодательства и нормативной базы компаниям приходилось вести кадровый учёт на бумаге и оформлять до сотни документов на одного сотрудника. Для организаций со штатом больше 50 человек дополнительные затраты на ведение кадрового оборота составляли сотни тысяч рублей в год.
Поправки в ТК разрешили компаниям перевести в электронный вид 95% кадровых документов и не дублировать их на бумаге. Согласно 377 Федеральному закону, вступившему в силу в ноябре 2021 года, работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в бизнес с 2022 года.
Цифровизация кадрового документооборота позволяет сократить расходы на логистику и печать документов на 40% за счет проведения безбумажного и дистанционного обмена кадровыми документами между сотрудниками HR-департамента, руководителями и работниками. Это экономит до 30% времени сотрудников отдела кадров. Чем больше компания и штат сотрудников, работающих в удаленных регионах, тем выгоднее для них переход на КЭДО.
КЭДО, или кадровый электронный документооборот — это система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Электронные документы заменяют бумажные, дублировать их на реальных носителях не нужно за исключением отдельных случаев.
Почему кадровый электронный документооборот выгоден всем в компании
Экономит время сотрудников
При бумажном документообороте сотрудникам нужно постоянно ходить в отдел КДП, чтобы поставить подпись, а тем, кто работает удаленно — забирать заказные письма с бумагами на почте или у курьера. Это отвлекает от работы и тратит время. Электронные документы подписываются онлайн за пару кликов с любого цифрового устройства: компьютера, планшета, смартфона.
Благодаря этому сотрудникам приходится меньше отвлекаться, задачи выполняются эффективнее, и можно комфортно работать откуда угодно. Например, в ИТ-компании Selectel удовлетворённость сотрудников результатами перехода на КЭДО составила 90%.
Снижает нагрузку на КДП
Кадровые специалисты больше не тратят время на то, чтобы постоянно напоминать работниками о подписании, искать нужные экземпляры в архиве, пересылать по почте и ждать ответа, передавать документ от одного участника и этапа к другому. В этом помогают инструменты КЭДО:
- Автоматические уведомления. Кадровику не приходится каждый раз писать сотрудникам, что нужно поставить подпись, они получают автоматические сообщения от системы.
- Фильтры и поиск в электронном архиве. Найти нужный документ можно за пару минут.
- Гибкие маршруты. Если согласование состоит из нескольких этапов и включает в себя нескольких участников, кадровому специалисту не нужно вручную контролировать каждый шаг. Достаточно создать шаблон маршрута, добавить в него все шаги и участников, и документ будет двигаться по цепочке автоматически.
- Время оформления документов в среднем сокращается в 10 раз. Например, в сети магазинов «ВкусВилл» после перехода на КЭДО стали оформлять сотрудников быстрее, чем за 30 минут, хотя раньше процесс растягивался на несколько дней или даже неделю.
Экономит время руководителя
Руководителю не нужно подписывать огромные стопки бумаг. С помощью КЭДО десятки документов можно заверить за один раз с помощью функции массового подписания.
Снижает денежные затраты
Переход на цифровой документооборот — это возможность не тратиться на печать, бумагу, почтовую пересылку, организацию архива. Конечно, нужно будет купить лицензию на использование КЭДО-сервиса. Однако многие компании вообще не считают, сколько денег тратят ежегодно на кадровые документы. Если зафиксировать все расходы, скорее всего, окажется, что тратится гораздо больше, чем стоит платформа.
Дает преимущества для HR-бренда
Кадровый электронный документооборот — это современное решение, которое показывает, что компания заботится о времени и ресурсах сотрудников. Это позволит стать более привлекательным работодателем на рынке труда и быстро закрывать вакансии. Например, в «Сбермаркете» после внедрения КЭДО на 85% снизилось количество отказов от принятых офферов.
Обеспечивает безопасность хранения данных
Если вести архив документов на бумаге, велик риск при переезде или просто по невнимательности потерять важный документ и получить за это штраф. Да и от потопов и прочих стихийных бедствий в офисе никто не застрахован. С электронными документами такого не случится, их нельзя повредить или потерять, так как они хранятся онлайн в цифровом архиве.
Легален
Переход на КЭДО для любого работодателя подтверждён законодательством РФ, а значит, легален. В 2021 году вступили в силу законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, утвердившие легальный статус электронного документооборота. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ.
Согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, при переводе кадровых документов в онлайн нужно подготовить локально-нормативный акт. В него входят:
- Сроки, в которые надо уведомить сотрудников о переходе на электронный документооборот.
- Перечень документов, которые переводятся в цифровой формат.
- Сроки перехода на электронный документооборот.
- Случаи, когда документы будут дублироваться на бумаге.
- Данные о КЭДО-платформе и порядок доступа к ней.
Что нужно для легального перехода на КЭДО
Перечислим условия, без которых внедрить электронный документооборот не получится.
Платформа
Обмен документами по электронной почте или через мессенджеры не является КЭДО с точки зрения законодательства. Нужен специализированный сервис. Информацию о нём работодатель обязан внести в локально-нормативный акт.
Чтобы выбрать платформу КЭДО, ориентируйтесь на свои потребности и цели. Основные критерии:
— Удобный интерфейс.
— Большой опыт работы с клиентами из разных сфер.
— Отсутствие скрытых платежей.
— Использование минимум трёх типов электронной подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
— Возможность доработать решение под ваши потребности.
— Подписание с разных типов электронных устройств: компьютера, смартфона, планшета.
— Бесплатные уведомления.
Электронные подписи
Все сотрудники, кадровые специалисты и руководители должны быть обеспечены электронными подписями. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида:
- УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Её обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех сотрудников оформлять такую подпись не обязательно. Получение платное через удостоверяющий центр.
- УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Подойдёт остальным сотрудникам. Получение тоже платное, но идентификацию личности можно пройти онлайн без визита в удостоверяющий центр.
- ПЭП — простая электронная подпись. Подойдёт для линейных сотрудников. В отличие от предыдущих, эта подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. С ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания, потому что она не оставляет цифровой след.
Исключения: документы, которые всё же придётся дублировать на бумаге
Вести большинство кадровых документов можно онлайн, но есть исключения:
- приказ об увольнении,
- акт о несчастном случае
- инструктаж по охране труда.
Пока эти документы нужно обязательно оформлять на бумажном носителе,.
Согласие сотрудников на КЭДО
Сейчас работодатель не имеет права принуждать сотрудников вести документы электронно. В дальнейшем правительство может рассмотреть обязательный КЭДО для всех, но пока переход добровольный, работодатель должен собрать согласия в письменном виде. Если сотрудник согласия не даёт, документы остаются в бумажном формате. Это правило не работает, если у сотрудника отсутствует трудовой стаж и он поступил на работу после 31 декабря 2021 года. В этом случае можно перевести сотрудника на КЭДО без его письменного согласия.
При выборе подрядчика по КЭДО нужно выяснить, готов ли он вместе с заказчиком обучать персонал. Хороший подрядчик проведёт воркшопы и тренинги с сотрудниками, объяснит, что КЭДО — это безопасно и удобно, чтобы сотрудники сами захотели на него перейти.
Система КЭДО VK HR Tek поможет сэкономить ресурсы работодателя через автоматизацию, которая сделает отдел кадров не узким горлышком воронки найма, а конкурентным преимуществом компании при работе с сотрудниками. Чтобы попробовать возможности VK HR Tek, оставьте заявку на сайте.