Что нужно знать перед внедрением КЭДО: требования и регламент

Как подготовиться к внедрению электронного документооборота в соответствии с законодательством 

Разработать положение о КЭДО и уведомить сотрудников

В ч.1 ст. 22.2 ТК РФ говорится о том, что работодатели могут перейти на электронный документооборот и не дублировать документы в бумажном виде. Чтобы перейти на КЭДО и не нарушить закон, перед внедрением электронного документооборота нужно: 

1. Проанализировать текущие процессы в компании

Изучить, какие процессы в компании неэффективны. Например, если сотрудники слишком долго подписывают документы и нужно постоянно напоминать о сроках, то внимание при внедрении КЭДО нужно направить именно на этот процесс. Переход на электронный документооборот даст кадровым специалистам возможность настраивать цепочки подписания и автоматически уведомлять сотрудников о сроках.

2. Выбрать ПО для внедрения КЭДО

В зависимости от требований к системе, ее цены, функций и интерфейса можно рассмотреть варианты:

• Готовое решение
Один из самых простых вариантов — на рынке множество решений под любые требования и бюджет. Например, VK HR Tek, который предоставляет удобное мобильное приложение, позволяет настроить любые маршруты согласований и напоминаний, кастомизировать процессы и интегрироваться с другими ПО, например, 1С или «Битрикс».

• Собственная разработка
Подходит для крупных компаний, может стоить до нескольких сотен тысяч или даже нескольких миллионов рублей. Преимущества в том, что вся система будет собрана под требования и задачи компании и не придется платить абонентскую плату каждый месяц или год.

• Портал «Работа в России»
Один из вариантов для небольших компаний, где работает меньше 1000 сотрудников. Чтобы получить доступ к системе КЭДО, зарегистрируйте компанию на «Госуслугах» и отправьте форму заявки на почту. После этого нужно будет дождаться одобрения заявки и приглашения на онлайн-встречу. 

3. Разработать положение о КЭДО и уведомить сотрудников

По закону сотрудников нужно уведомить о переходе на систему электронного документооборота. Для этого составляют:

• положение о переходе на КЭДО,
• положение о порядке ведения КЭДО,
• регламент по использованию электронной подписи (ЭЦП);

Затем вносят изменения в коллективный и трудовой договоры. Сотрудники должны получить уведомление и подписать согласие на переход. Даже если работник отказался, он может в любой момент изменить свое решение. А в случае, если сотрудник впервые трудоустроился после 2022 года, его согласие на переход не требуется.

Требования к кадровому документообороту в 2023

Приказом Минтруда России № 578н от 20.09.2022 определены единые требования к электронным документам. Вот что стало обязательным с момента их вступления в силу 1 марта 2023 года:

• основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1А — это касается части, содержащей текст договора, приказа и т. д;
• в документе должны быть файлы электронной цифровой подписи (SGN);
• должно быть приложено описание электронного документа в формате XML.

Необязательные требования:

• если документ будет подписывать доверенное лицо, то у него должна быть машиночитаемая доверенность;
• приложения могут быть оформлены в текстовом или графическом виде.

Если не выполнять требования к форматам документов, то при проверке они будут объявлены недействительными, а компанию обяжут выплатить штраф от 30 до 40 тысяч рублей для ИП и малых предприятий до 100-200 тысяч рублей для среднего и крупного бизнеса.

Внутренний регламент с описанием порядка работы с КЭДО

Чтобы повысить эффективность использования ЭДО, нужно составить регламент — инструкцию и пояснение по использованию системы. Он помогает быстрее искать нужные документы, контролировать выполнение задач, например подписание документов, создавать отчетность.

Обычно регламент по работе с электронным кадровым документооборотом включает:

• выбранную систему КЭДО и ее краткое описание, дату начала работы в системе;
• порядок доступа к системе — где и как его получить;
• термины и определения — основные понятия, которые используются в документе;
• правила работы с документами — что они должны в себя включать, как правильно их называть и так далее;
• перечень документов, которые оформляются в электронном виде.

Это список рекомендуемых элементов. Работодатель может корректировать его, исключать или добавлять новые. 

Оптимизация кадрового документооборота упрощает процессы и улучшает HR-бренд компании. При внедрении КЭДО важно помнить обязательные требования закона и то, что перевести в полностью электронный вид можно все документы, кроме актов о несчастном случае, журналов инструктажей и приказов об увольнении. Команда VK HR Tek будет рада помочь разобраться в этих нюансах и внедрить в ваши процессы кадровый документооборот. 

Оставить заявку на демо VK HR Tek