Внедрение нового инструмента автоматизации — это стресс и для команды, и для руководства. Собрали подробную инструкцию по подготовке сотрудников, базы и первичных технических настроек. 

1. Формирование команды проекта

Начать нужно с назначения ответственных сотрудников: кто будет заниматься внедрением и развитием КЭДО, а кто — вести проект и коммуникацию с командой внедрения. 

Кто может входить в команду внедрения со стороны компании:

• Кадровый специалист, который будет работать с системой. Он должен протестировать систему и определить, удобно ли с ней работать и как ее лучше кастомизировать.
• Менеджер проекта, который будет отвечать за проект со стороны заказчика.
• 1С-специалист, технический специалист или аналитик, который будет помогать с настройкой самой системы.

2. Начальные настройки

На этом этапе понадобится ресурс технического специалиста. Он будет работать с базой 1С: делать ее копию при необходимости, устанавливать расширения и помогать с настройками организационной структуры. 

3. Подготовка документов

Чтобы ускорить процесс, параллельно с техническими настройками можно начинать готовить внутренние документы:

• Прописать, какие процессы нужно переводить в электронный формат.
• Подготовить регламент работы с КЭДО.
• Подготовить шаблон согласия для перехода на КЭДО и подписать его с работниками. На это нужно заложить от двух недель в зависимости от размера компании.

Кстати, у нас есть шаблон ЛНА — можете адаптировать его при подготовке документов. 

4. Распределение ролей 

Это один из самых важных шагов при подготовке к внедрению КЭДО. Нужно определить порядок подписания — кто будет подписывать бумаги от имени компании, или, другими словами, подписантом. Чаще всего этим человеком становится директор либо руководитель отдела кадров. 

При этом в разных процессах могут быть разные подписанты — например, трудовой договор может подписывать директор, а больничный — HRD. 

5. Настройки УКЭП

УКЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее нужно сделать для всех сотрудников-подписантов, и этот шаг — один из основных при подготовке к внедрению КЭДО. 

Без сертификата УКЭП нельзя полноценно использовать ни одно ПО для цифрового документооборота, поэтому ее отсутствие сильно сдвигает сроки начала работы. 

Выпуск УКЭП занимает до двух рабочих дней — это можно сделать заранее, до выбора и начала работы с провайдером, и тогда внедрение КЭДО будет гораздо быстрее.

С 1 сентября 2023 года в РФ вступило в силу изменение 63-ФЗ Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — теперь для использования УКЭП физическим лицом необходима машиночитаемая доверенность (МЧД). 

6. Организация структуры маршрута согласования

Часто в компаниях нет построенной организационной структуры, а для внедрения автоматизации документооборота это критично — без этого не получится строить маршруты согласования. Если создать оргструктуру заранее, в рамках подготовки к внедрению КЭДО, само внедрение пройдет гораздо быстрее.

Как можно передать организационную структуру в личный кабинет системы КЭДО:

• передать юридическую организационную структуру из штатного расписания в 1C;
• построить ее прямо в личном кабинете системы;
• выгрузить управленческую структуру в личный кабинет системы из 1С, если эта функция поддерживается.

Для двух последних вариантов нужно заложить дополнительный ресурс 1С-специалиста и кадровиков. Эти процессы могут занимать от одного дня до двух-трех недель в зависимости от размеров бизнеса.

7. Создание копии рабочей базы

Если не хочется экспериментировать на реальной базе документов, можно сделать копию и тестировать на ней — например, настройки структуры, установки расширений, выбор ролей и так далее. Для этого нужно сделать копию рабочей базы, установить на нее расширение, а затем включить регламентные задания для обмена с КЭДО. 

Однако настройки из тестовой среды нельзя автоматически перенести в рабочую среду — сделать это придется вручную. Это значительно удлинит процесс внедрения КЭДО: с 1-2 недель до 3-4.

8. Ознакомление с типовыми процессами

Процессы — это готовые шаблоны цепочек работы с документами и взаимодействия с подписантами. Можно построить их в личном кабинете системы КЭДО и значительно ускорить работу с документами.

 Пример готового процесса для работы с заявлением об изменении адреса регистрации

9. Назначение администратора 

Администратор в системе КЭДО — это сотрудник, который будет модерировать ее: вносить изменения в процессы, добавлять новые, назначать роли и так далее. Чаще всего этим занимается бизнес-аналитик или ИТ-специалист со стороны компании. 

Пункты 1, 4–9 критически важны при внедрении КЭДО. Если какой-то из них не будет завершен к началу работы, внедрение может сильно затянуться.

10. Изучение системы

Последний по порядку, но не важности этап — погружение команды в использование КЭДО. Для начала предстоит разобраться в технической настройке системы, а затем — обучить сотрудников правильно ею пользоваться.   

Скачать инструкцию

Переход с бумажного документооборота на электронный — это взаимные усилия со стороны провайдера и компании. Именно поэтому для ускорения работы важно максимально подготовить все заранее — иначе внедрение КЭДО может растянуться на недели или даже месяцев вместо нескольких дней. Для клиентов VK HR Tek собрали более 40 типовых коробочных процессов для работы с документами, которые подходят большинству компаний, — доступ к ним входит в стоимость лицензии. Чтобы наши клиенты быстрее погружались в специфику работы с ПО, делимся обучающими модулями и советами по оптимизации процессов с помощью КЭДО.

Оставить заявку на демо VK HR Tek