Электронный кадровый документооборот: разбираем особенности, плюсы и минусы

Как понять, нужен ли электронный кадровый документооборот в компании и какую пользу он дает работодателю и сотруднику.

Электронный кадровый документооборот — что это и как работает

В 2021 году был принят Федеральный закон № 377-ФЗ, который разрешил работодателям вести до 95% документооборота в электронном виде. Однако не любой обмен документами в электронном виде соответствует закону — для этого нужно использовать КЭДО. 

КЭДО — это система обмена кадровыми документами. Особенности кадрового документооборота в том, что он позволяет не только оформлять все нужные бумаги, но и подписывать их онлайн. HR-специалист формирует документ в специальной программе, отправляет сотруднику или сразу нескольким, а они подписывают все онлайн, используя электронную цифровую подпись. 

Какие документы можно подписывать в электронном виде:

• Договоры (трудовой, коллективный, ученический и другие)

• Заявления

• Приказы

• Соглашения

• Журналы

• Табели

Сейчас использование КЭДО для компаний добровольно, однако все больше представителей бизнеса внедряют его в свои процессы. КЭДО экономит время и деньги, ускоряет процессы делопроизводства и позволяет подписывать документы без поездок в офис. Прежде чем разобрать основные недостатки и преимущества электронного кадрового документооборота, изучим основные понятия, которые пригодятся при внедрении КЭДО.

Электронная цифровая подпись, или ЭЦП — аналог рукописной подписи и реквизит электронного документа, который защищает от подделок. Есть несколько видов ЭЦП, которые характеризуются разной степенью защиты документов:

• ПЭП, простая электронная подпись — это пара логин-пароль в личном кабинете КЭДО. Подойдет для всех линейных сотрудников, но наименее безопасная.
• УНЭП, усиленная квалифицированная электронная подпись — это подпись, которая создается с помощью криптографических элементов и имеет более высокую степень защиты. Подходит для всех сотрудников.
• УКЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись — это УНЭП с дополнительной защитой. Выдается только аккредитованными Минкомсвязью России удостоверяющими центрами. Подойдет для кадровых специалистов и работодателя.

Какие процессы КЭДО упрощает для компании 

За счет автоматизации ведения документооборота работодатель сможет экономить время и деньги на подписании 95% документов.

Отправка документов

С помощью КЭДО отправлять документы можно онлайн — это значит, что процесс происходит за минуты, потому что в него не нужно встраивать поход на почту или вызов курьеров. 

Автоматизация цепочек подписания

Если документ подписывают несколько человек по цепочке, кадровому специалисту нужно собирать каждую подпись по отдельности. КЭДО позволит настроить автоматическую цепочку передачи документа, в которую включены в сроки и участники. 

Автоматизация уведомлений

Система КЭДО будет напоминать, чтобы все сотрудники подписывали документы вовремя, а кадровый специалист сможет не переключать на это фокус внимания и заниматься другими задачами. Напоминания в системе можно настроить для любых документов, например, о необходимости переподписания договора с сотрудниками, оформленными по срочным договорам.

У электронного кадрового документооборота для компании есть и минус: стоимость внедрения системы КЭДО может варьироваться от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей на сотрудника.

Какие процессы КЭДО упрощает для сотрудников 

Преимущества КЭДО для сотрудников в том, что он упрощает выполнение рутинных задач по работе с документами и позволяет избежать ошибок, при этом экономит время специалистов.

Удобство подписания

С внедрением КЭДО сотрудник сможет подписать документ в любой локации и с любого устройства.

Создание однотипных документов

КЭДО позволяет автоматизировать создание документов с помощью шаблонов — благодаря этому не придется каждый раз создавать их с нуля, а вероятность ошибки уменьшается.

Поиск данных

При бумажном ведении документов поиск нужного документа часто затягивается. Управление документами в КЭДО значительно проще — с использованием фильтров и поиска по ключевому слову найти нужный файл можно за секунды.

Минус КЭДО для сотрудника может быть только в том, что придется освоить обновленный процесс обмена документами. Не все готовы быстро перестраиваться и переходить на новый формат, поэтому задача работодателя в том, чтобы донести до сотрудников преимущества КЭДО и научить взаимодействию с ним.

Внедрение КЭДО выгодно для всех сторон, потому что позволяет автоматизировать и упростить процессы документооборота, что ведет к более быстрой и эффективной работе сотрудников и компании

Как и почему нужно оптимизировать работу с документами

Автоматизация процессов документооборота поможет защитить компанию от рисков:

• Потеря данных. При использовании КЭДО все файлы хранятся на сервере в электронном виде, а значит, их не повредит, например, пожар или прорыв труб. Кроме того, благодаря подписанию онлайн снижается вероятность, что документы потеряются при пересылке. 
  

• Увеличение затрат и снижение эффективности. Без использования КЭДО сотрудникам придется оформлять все документы в бумажном виде — для этого компании придется регулярно закупать бумагу, картриджи, чернила, а также тратить время и деньги на отправку документов удаленным сотрудникам. Подписание может затянуться на дни, а то и недели, а кадровому специалисту придется напоминать каждому сотруднику о сроках. Внедрение автоматизации документооборота поможет оптимизировать эти расходы и ускорить процесс.  

• Проблемы с безопасностью. Из-за отсутствия систем контроля доступа и шифрования бумажные документы в большей степени подвержены риску утечки информации и несанкционированного доступа. Если конфиденциальные данные будут украдены, это может навредить компании. 

• Низкая привлекательность HR-бренда. Использование КЭДО показывает стремление компании автоматизировать и оптимизировать процессы — для соискателей это означает, что и все остальные процессы, скорее всего, выстроены грамотно и современно. Если в компании сложный процесс оформления и бумажный документооборот, то соискатели скорее выберут конкурентов, у которых есть система, позволяющая подписывать договор и акты за минуты, без поездок в офис и походов на почту.

Оптимизировать работу можно с помощью системы VK HR Tek, удобной и для сотрудников, и для работодателя. Она сбережет их ресурс, поможет снизить вероятность ошибок и безвозвратной потери документов. Внедрить КЭДО в компанию поможет команда VK HR Tek.

Оставить заявку на демо VK HR Tek