Nexign: как мы ускорили подписание кадровых документов в 45 раз

Компания Nexign внедрила систему кадрового электронного документооборота VK HR Tek, чтобы оптимизировать процесс подписания кадровых документов.

Nexign создает ИТ-решения, которые помогают клиентам гармонизировать бизнес-операции, формировать цифровую экосистему для сотрудников и повышать эффективность ИТ-подразделений. Решения гибко интегрируются в ИТ-инфраструктуру, адаптируются под потребности компаний, сохраняют непрерывность их бизнес-процессов.

В Nexign работают 1900 специалистов, 50% из них — в удаленном или гибридном формате. Чтобы снизить расходы на курьерскую доставку документов и упростить для сотрудников взаимодействие с кадровым отделом, в компании решили оцифровать кадровые процессы. Для этого внедрили VK HR Tek — систему кадрового электронного документооборота, или КЭДО. В результате перевели в цифру 28 процессов, включая подписание дополнительных соглашений, оформление сотрудников и отпусков.  

Переход на КЭДО на базе VK HR Tek позволил Nexign ускорить HR-процессы: теперь подписание документов занимает меньше минуты. Интеграция решения заняла два месяца. 

Посчитали, что компания тратит до 765 тысяч рублей в год на курьерскую доставку кадровых документов

В Nexign работают 1900 сотрудников, из них:

• 50% — на дистанционной и частично-дистанционной работе, 
• 5% — в регионах без возможности посещения офиса.

Чтобы подписать дополнительные соглашения с сотрудниками, приходилось пользоваться услугами курьерской службы. Ежегодно в Nexign проводили 2–3 массовых подписания. Доставка комплекта документов на одного сотрудника в среднем стоила 1500–3000 рублей. Все затрачиваемые ресурсы посчитали и выяснили, что:

1. Расходы компании на доставку документов 250–765 тыс. рублей в год.
2. Сотрудник в среднем тратит 0,5 часов рабочего времени на очное подписание документов. Это 200-300 дней в год высокооплачиваемых IT-специалистов.
3. 125 дней в год уходит на подготовку, подписание и архивирование документов сотрудниками кадрового делопроизводства.
4. Расход бумаги на кадровый документооборот — около 40 тыс. листов в год. 

Стало очевидно, что цифровизация кадрового документооборота могла существенно сократить издержки и освободить время сотрудников.

Почему для цифровизации кадрового документооборота выбрали VK HR Tek 

При подборе решения для электронного кадрового документооборота для Nexign были важны следующие критерии:

• соответствие требованиям службы безопасности,
• возможность настройки продукта для решения задач компании,
• наличие гибкой и понятной интеграции с 1С,
• возможность интеграции с корпоративным порталом,
• прозрачное ценообразование и стоимость решения без скрытых и дополнительных платежей,
• понимание дальнейшего развития продукта,
• наличие модуля приёма,
• реализация на российском ПО.

Дополнительным важным критерием выбора стала клиентоориентированность и безопасность сервиса. 

Компания остановилась на решении VK HR Tek. Это гибкая система от VK Tech, которая умеет адаптироваться к кадровым процессам в компании и автоматизировать их. Команда VK HR Tek проводит продуктовые комитеты — ежеквартальные встречи для клиентов, на которых они могут пообщаться с разработчиками сервиса и повлиять на развитие продукта. Клиенты VK HR Tek могут участвовать в круглых столах и делиться своим опытом автоматизации процессов. 

За 2 месяца оцифровали 28 кадровых процессов 

Проект внедрения КЭДО был интенсивным и быстрым — примерно за 2 месяца перевели в цифровой формат 28 основных процессов, в том числе:

• Соглашения к трудовому договору
• День отдыха за сдачу донорской крови и ее компонентов 
• Отпуск по уходу за ребенком
• Дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами
• Заявление на материальную помощь
• Приказ на материальную помощь
• Учебный отпуск 
• Исполнение государственных обязанностей 
• Получение сведений о трудовой деятельности
• Ознакомление с кадровыми документами 
• Отпуск по беременности и родам 
• Возврат из отпуска по уходу за ребенком 
• Заявление на удержание из зарплаты действующих сотрудников 
• Согласие на обработку персональных данных сотрудников 
• Заявление на удержание из окончательного расчета при увольнении
• Кадровые приказы

В первые две недели провели пуско-наладочные работы с регулярными встречами с командой внедрения VK HR Tek. За это время пришли к единому формату взаимодействия. Специалисты VK HR Tek рассказали, как строятся процессы, чтобы реализовывать проект без дополнительных доработок. Благодаря этому разобрались, как использовать конструктор процессов.

Далее работа пошла в рутинном и эффективном режиме: части конструктора адаптировали под процессы компании, затем передавали в разработку VK HR Tek. В неделю реализовывали по 2 процесса на базе VK HR Tek — от передачи ТЗ до начала тестирования. В итоге создали 29 видов кадровых документов, доступных для электронного подписания. 

Параллельно в Nexign вели разработку со своей стороны, чтобы реализовать бесшовную интеграцию, и отделу кадров не пришлось заниматься ручной обработкой данных.

Чтобы подключить сотрудников к КЭДО, нужно было подписать с каждым 4 документа. На это потратили 10 800 листов бумаги. После запуска проекта в течение месяца подключили 80% сотрудников, 5% от него отказались. На регистрацию в КЭДО после подключения у сотрудников ушло в среднем по 10 минут. 

В первые два месяца после начала эксплуатации сервиса специалисты кадрового делопроизводства Nexign потратили в общей сложности две рабочие недели на поддержку, консультации и обучение работе в сервисе КЭДО.

В VK HR Tek есть дедлайны подписания документов и валидаторы. Эти функции позволяют не нарушать срок подписания кадровых документов, соблюдать требования законодательства и регламента компании при настройке заявки.

Из приятных преимуществ сервиса — мобильное приложение для сотрудников, которое упрощает взаимодействие с кадровым отделом.

Михаил Юрьев, директор по развитию HR-сервисов VK Tech:

«Для сотрудников важно создавать такие же удобные и простые сервисы, как и те, которыми они пользуются онлайн для своих задач каждый день. Технологии позволяют не только сократить время на рутинные задачи, но и снизить негативное влияние на экологию за счет сокращения использования бумаги. Cервис помогает как небольшому бизнесу, так и крупным компаниям — таким, как Nexign».

Результат внедрение КЭДО VK HR Tek: сократили срок мероприятия по массовому подписанию допсоглашений с 3 месяцев до 2 дней

В процессе подписывают примерно 1100 дополнительных соглашений к трудовому договору. 

До перевода кадрового документооборота в VK HR Tek процесс занимал 2–3 месяца. HR-специалисты вручную собирали подписи, готовили документы, подписывали их у руководителей отделов, отправляли сотрудникам.

После внедрения КЭДО срок подписания сократился до 2-х дней. Руководители подразделений подписали все соглашения за несколько часов, а сотрудники — за 40 секунд.  

Скорость подписания допсоглашений к трудовому договору увеличилась в 45 раз. 

Валерия Теняева, директор по управлению персоналом Nexign:

«Сервис VK HR Tek помог нам оптимизировать ресурсы компании. Мы экономим расходы на доставку бумажных документов и время наших сотрудников, которое они теперь тратят на новые проекты и интересные задачи».

VK HR Tek помогает бизнесу любого размера и сферы деятельности переходить на кадровый электронный документооборот. Сервис легко интегрируется с IT-системами компаний и позволяет осуществлять безбумажный обмен документами между руководителями, сотрудниками HR-департамента и другими специалистами, уменьшая финансовые и временные затраты, а также риски, связанные с утерей документов и человеческим фактором.