Как АО «СК «Ю-Лайф» за 2 недели внедрили КЭДО и на 50% снизили расходы на пересылку документов

АО «СК «Ю-Лайф» — компания, которая специализируется на добровольном личном страховании жизни и здоровья. Требования к документообороту строгие — документы нужно подписывать день в день. Офисы АО «СК «Ю-Лайф» находятся в Москве и Ханты-Мансийске, поэтому обмен документами был неудобным для сотрудников и ресурсозатратным для компании.

Рассказываем, как АО «СК «Ю-Лайф» решили эти проблемы с помощью цифровизации кадровых процессов, почему выбрали VK HR Tek и что помогло быстро внедрить сервис.

АО «СК «Ю-Лайф» на рынке страхования больше 15 лет

АО «СК «Ю-Лайф» работает в сфере страхования жизни и здоровья с 2006 года. За это время услугами компании воспользовались более 40 000 частных и корпоративных клиентов. У АО «СК «Ю-Лайф» есть два подразделения — в Москве и Ханты-Мансийске. Всего в компании работают 70 сотрудников.

Внедрение КЭДО — второй шаг цифровизации процессов в компании

Цифровизация в АО «СК «Ю-Лайф» началась с внедрения CRM-системы. Дальше задумались о КЭДО — кадровом электронном документообороте. Для этого было две причины:

1) Специфика отрасли. В страховании строгий контроль сроков: подписанные оригиналы часто нужны день в день. Поэтому нужно было упростить обмен документами между офисами, расстояние между которыми больше 2 000 км. 

2) Тренд на внедрение КЭДО и возможность оптимизации процессов документооборота в компании.

Эти факты подтолкнули к решению, какие бизнес-процессы оцифровывать следующими.

VK HR Tek соответствовал всем требованиям сотрудников службы безопасности

Выбор сервиса осуществлялся между несколькими решениями от разных поставщиков КЭДО. Среди поставщиков был также и VK HR Tek, о котором коллеги из АО «СК «Ю-Лайф» узнали на кадровой конференции, где компания VK демонстрировала работу своего сервиса.

VK HR Tek отвечал основным критериям:

• стоимость;
• простота внедрения;
• мобильное приложение для сотрудников;
• безопасность обработки персональных данных.

Главный критерий, который повлиял на окончательный выбор, — защищенность системы. Сотрудники службы безопасности сравнили VK HR Tek с другими сервисами и подтвердили его соответствие всем требованиям информационной безопасности и защищенности обработки персональных данных. 

Как за 2 недели удалось подключить к КЭДО 90% персонала компании

VK HR Tek получилось внедрить в очень короткие сроки. Всего за 2-3 недели перевели 90% сотрудников на КЭДО. Быстрому внедрению помогли:

• Мотивационные рассылки
  Из рассылок сотрудники АО «СК «Ю-Лайф» узнали о возможности быстрого безбумажного согласования своих заявлений и запросов, подписания кадрового документа без необходимости присутствия в офисе и простоте подключения к VK HR Tek. 

• Поддержка команды VK HR Tek
  Специалисты VK HR Tek проводили групповые обучающие вебинары, а при возникновении трудностей — личные встречи.

Итоги внедрения: обратная связь сотрудников и сокращение расходов на доставку документов

Сотрудники АО «СК «Ю-Лайф» оценили новый сервис позитивно — назвали его удобным и быстрым. Документами теперь можно управлять через личный кабинет: оформлять, согласовывать и подписывать. 

Важное преимущество VK HR Tek — мобильное приложение для iOS и Android с дружелюбным пользовательским интерфейсом, которое позволяет ещё быстрее подписывать документы.

С экономической точки зрения уже сейчас можно предварительно оценить сокращение расходов на доставку. За полгода использования сервиса VK HR Tek компания сэкономила бюджет примерно на 50%.

В планах продолжить следить за развитием сервиса и опытом коллег из других компаний

VK HR Tek проводят продуктовые комитеты — ежеквартальные встречи клиентов сервиса с его разработчиками. На встречах можно поделиться опытом, обсудить стратегию развития продукта и даже повлиять на неё. 

 ***

VK HR Tek можно внедрить в работу компании любого размера и из любой сферы. Команда сервиса обсудит, какие процессы нужно автоматизировать, подготовит и протестирует проект, обучит сотрудников и запустит систему. 

VK HR Tek можно быстро интегрировать в 1C и настроить электронный документооборот между сотрудниками компании, который поможет сэкономить время и деньги.