Нанять за день: как КЭДО VK HR Tek работает в цифровой системе рекрутинга VOXYS

Долгое рассмотрение заявки кандидата на трудоустройство — порочная практика крупных компаний. Порой от отклика на вакансию до ответа проходит от 2 до 24 часов, а все этапы найма сотрудника могут затягиваться на несколько недель. Зачастую кандидаты не ждут и уходят к конкурентам. Бизнес не получает необходимых  специалистов, что приводит к упущенной выгоде, невыполнению финансовых показателей, тормозит масштабирование.

В этой статье на примере компании VOXYS расскажем, как автоматизировать наём, удерживать сотрудников и выполнять HR-цели с помощью: ATS-систем, голосовых роботов и чат-ботов, а также о том, как система кадрового электронного документооборота VK HR Tek интегрирована в цифровую систему рекрутинга VOXYS.

Почему в VOXYS решили автоматизировать наём и перейти на КЭДО, чтобы ускорить HR-процессы

Cфера деятельности VOXYS — аутсорсинг дистанционного клиентского сервиса. Компания активна на рынке массового подбора персонала, набирает команды операторов контакт-центров для крупных российских компаний. Аутсорсинговые контакт-центры помогают крупным игрокам потребительских рынков — торговым сетям, финансовым, транспортным и другим  компаниям —   не тратить время и бюджеты на укомплектование команды внутрикорпоративного контакт-центра, быстрее масштабироваться и привлекать больше клиентов. 

Для быстрой обработки заявок кандидатов на трудоустройство в VOXYS сформировали HR-отдел, но рекрутеры не справлялись с объемом трафика. Например, они не успевали сопровождать кандидатов на всех этапах обработки заявки: напоминать о встрече или возвращать не пришедших на интервью в воронку. На обработку отклика уходило в среднем два часа, из-за длительной обработки заявок часть кандидатов терялась, а плановые показатели набора зачастую  не достигалась. 

Понимая системный и комплексный характер проблемы, HR-команда VOXYS приступила к автоматизации всего процесса найма: от поиска резюме до подписания документов о приеме на работу. Для ускорения поиска кандидатов использовали кастомизированную ATS-систему, чат-ботов, голосовых роботов и IP-телефонию, а для оформления документов и взаимодействия с сотрудниками интегрировали КЭДО VK HR Tek. Расскажем подробнее о каждом решении и используемых  технологиях.

Первый шаг: автоматизировали массовый наём и сократили время на поиск кандидатов на 50%

Хотя в момент начала цифровой трансформации HR-отдел VOXYS состоял из нескольких десятков сотрудников, их явно не хватало для быстрого найма — а он требовался и для формирования новых проектных команд команд, и для масштабирования уже работающих проектов. Поэтому компания начала использовать ИТ-решения: ATS-системы, чат-ботов, голосовых роботов и IP-телефонию. Эти технологии помогают ускорить поиск кандидатов и облегчают работу рекрутеров за счет автоматизации рутинных бизнес-процессов.  

ATS-системы: быстрый поиск кандидатов и обработка заявок

Applicant Tracking System — программа, которая автоматизирует обработку резюме и создает базу данных кандидатов. Вот что умеют делать современные  ATS-системы:

• анализируют резюме по ключевым словам, например опыту, возрасту и месту проживания;
• отбирают подходящих кандидатов и передают их в воронку;
• оценивают эффективность процесса найма — показывают метрики движения кандидатов по воронке;
• интегрируются с популярными сайтами-агрегаторами и автоматически публикуют вакансии.

ATS-система помогает VOXYS сократить не только время, но и финансовые затраты: за получение доступа к контактным данным резюме на карьерных сайтах компании с большим объемом трафика тратят десятки миллионов рублей в год.  ATS-система интегрируется с карьерными сайтами и просматривает резюме по ключевым словам, формируя только релевантные выборки, что сокращает расходы.  Благодаря этому в VOXYS экономят до 20% бюджета на первичный поиск кандидатов. 

Для эффективной работы ATS-системы требуют кастомизации — настройки и адаптации под потребности компании. Как правило, их настраивают с помощью внутренней команды ИТ-специалистов. Стоимость системы зависит от подключения к премиум-пакетам с расширенным набором функций, интеграций с базами данных и аналитическими модулями. Диапазон цены на внедрение — от 1 до 20 млн руб. 

Чат-боты: первичная обработка откликов за 5 минут

Чат-боты помогли VOXYS автоматизировать первичный контакт с кандидатами с последующим трансфером в воронку. Боты эффективно общаются с кандидатами: отвечают на часто задаваемые вопросы о вакансиях, проводят первичный отбор и назначают собеседования. Чат-боты работают 24/7 без перерывов, не устают и быстро устанавливают контакт с кандидатом. Благодаря этому рекрутер экономит до 50% времени на отбор и подключается к общению только с подходящими кандидатами.

HR-аналитики VOXYS отмечают, что 90% кандидатов предпочитают переписку, а не звонки, поэтому активно общаются с ботом. Заочная коммуникация в текстовом канале имеет свою специфику. Например, важно настроить продолжительность диалога — в идеале она не должна превышать 5 минут. Если сформировать длинный список вопросов, кандидат с большей вероятностью потеряет интерес к вакансии и не дойдет до целевого действия — согласия на интервью с рекрутером. 

Стоимость чат-бот-сессии — диалога бота с кандидатом — начинается от 5 рублей. Чат-бота просто подключить к сайту, странице компании в социальных сетях, мессенджеру. Благодаря простоте настройки и эффективности сегодня чат-боты получили широкое распространение и активно используются не только крупными компаниями. 

Голосовые роботы: дозвон и контакт с кандидатом

Голосовые роботы автоматически обзванивают сразу несколько кандидатов, сообщают им информацию о вакансиях, проводят первичное интервью и отвечают на вопросы. После внедрения голосовых роботов рекрутерам в VOXYS не нужно тратить время на первичный обзвон кандидатов. Рекрутеры подключаются к общению, только когда кандидат соглашается на дальнейшее взаимодействие с компанией в разговоре с роботом. 

Голосовые роботы — относительно недорогой инструмент автоматизации найма. Стоимость минуты разговора начинается от 3 рублей, робота просто подключить и настроить. 

Решение подойдет компаниям, которые только задумались об автоматизации и имеют ограниченный бюджет. При этом полностью заменить человека в общении с кандидатом роботы пока не могут. Они не обладают эмоциональным интеллектом и не всегда распознают тональность разговора. Например, робот может воспринять ироничный ответ «Ну да, конечно» как согласие продолжить общение. 

IP-телефония: первичный обзвон кандидатов и отсеивание автоответчиков

Дозвон до кандидатов отнимает у рекрутеров много времени — 20 секунд гудков в ожидании ответа складываются в несколько часов потраченного времени ежедневно. Чтобы сократить время ожидания на линии, VOXYS подключили IP-телефонию. С помощью виртуальных номеров система дозванивается до кандидатов без участия человека. Работает это так: IP-телефония интегрируется с ATS-системой и начинает дозвон до выбранных кандидатов; как только кандидат поднимает трубку, подключается рекрутер и начинает диалог.

Умная телефония определяет автоответчики и отсекает их, не пропуская в эфир. Все звонки записываются и проходят речевую аналитику, чтобы руководство компании могло анализировать разговоры с кандидатами и загруженность HR-отдела. Так можно найти точки роста рекрутера, обучить его более эффективным подходам к  интервью с кандидатом, а значит, повысить частоту положительных ответов и ускорить наём. Так как оба инструмента — собственная разработка VOXYS и принадлежат компании, их легко перенастраивать под любые HR-потребности.

IP-телефония работает в связке с ATS-системами, поэтому для настройки компании нужна ИТ-команда и постоянный контроль. VOXYS регулярно анализируют работу IP-телефонии — в связке с другими решениями она в 2–3 раза сокращает время, необходимое для установки контакта с кандидатами. 

Второй шаг: перешли на КЭДО VK HR Tek для оформления кандидатов за пару кликов

Удержать кандидата легче, чем найти нового и пройти все этапы собеседований. Даже когда вы уже договорились с кандидатом о выходе на работу, это не гарантирует трудоустройство. Типичная ситуация: пока HR-отдел готовит документы на подпись, специалист получает более выгодное предложение и уходит к конкурентам. Чтобы такого не происходило, важно настроить быстрый процесс приема на работу.

Для этого в VOXYS  внедрили систему кадрового электронного документооборота VK HR Tek — с ней вообще не нужно подписывать бумаги. Все документы заверяются цифровой подписью, они равны по юридической силе бумажным оригиналам. 

Благодаря КЭДО кандидат тратит несколько минут на подписание бумаг дома, ему не нужно ехать в офис компании и встречаться для этого с рекрутерами. При этом кандидаты и рекрутеры могут находиться в разных городах и часовых поясах, что особенно актуально на фоне повсеместного развития дистанционной занятости. 

Взаимодействие сотрудников и компании автоматизируется на 99%: в системе КЭДО сотрудник за несколько кликов оформляет отпуск или больничный, заказывает справки, подписывает бланки ознакомления с приказами, отправляет заявление на материальную помощь. Подробнее о работе КЭДО читайте в нашей статье.

Результаты автоматизации и перехода на КЭДО

Компания VOXYS   полностью автоматизировала каждый этап воронки найма. Результатами автоматизации стали:

• Оцифровка всего кадрового документооборота на 99% и быстрое дистанционное оформление кандидата с помощью системы КЭДО VK HR Tek. Для подписания документов и приема на работу теперь нужно лишь несколько кликов, очное же присутствие сотрудника не требуется. 
• Автоматизированное общение и наём с помощью ИТ-технологий, сокращение времени обработки отклика на 50%, интенсификация работы рекрутеров и двукратный рост производительности.
• Сокращение на 40–50% средней продолжительности формирования проектных групп.  

• 20% экономии годового бюджета на просмотр резюме на внешних сайтах-агрегаторах.  

Впечатляет? Если вы тоже хотите сократить расходы на документооборот и повысить эффективность работы HR-отдела, записывайтесь на бесплатное демо платформы VK HR Tek.