Ведение кадрового учета: как навести порядок в документах и сэкономить деньги компании

Традиционный документооборот уже не отвечает темпам современного бизнеса. Бумажные документы могут неделями идти до дистанционного сотрудника, их легко потерять в офисе при передаче на подпись друг другу или из отдела в отдел. А чтобы кадровым специалистам подготовиться к проверке, иногда приходится тратить несколько часов на поиск нужных бумаг в архиве. Из-за этого возникает беспорядок в кадровых процессах и документах. Все это замедляет бизнес-процессы и снижает их эффективность.

С ноября 2021 года бизнес может вести кадровое делопроизводство в электронном формате. Объясняем, что это такое и как с помощью КЭДО навести порядок в документах. А еще расскажем, как КЭДО VK HR Tek от VK Tech упрощает работу специалистов отдела кадров и экономит деньги компании.

Что такое КЭДО

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — создание, подписание, обмен и хранение кадровых документов в электронном виде. Это значит, что трудовой договор или заявление на отпуск не нужно распечатывать, ждать, пока сотрудник подпишет бумажный экземпляр, а потом хранить его несколько лет в бумажном архиве. Все процессы выполняются в системе кадрового электронного документооборота — на облачном сервисе или в программе на сервере клиента.

Процесс кадрового электронного документооборота может выглядеть, например, так:

1. Специалист отдела кадров создает в системе новый документ.
2. Кадровик подписывает его и пересылает сотруднику или в другое подразделение, например в бухгалтерию.
3. Сотрудник изучает и подписывает документ.
4. Подписанный всеми сторонами документ хранится в электронном архиве. Если он понадобится через пару лет, кадровику не придется перебирать папки с бумагами: нужный документ можно найти в системе за несколько минут.

Все документы подписываются электронной цифровой подписью, поэтому они имеют такую же юридическую силу, как бумажные приказы, протоколы или договоры. В КЭДО можно перевести 99% операций по кадровому документообороту. Вот что там можно создавать, подписывать и хранить:

• договоры, например трудовой, коллективный, ученический;
• приказы, например о премировании, на отпуск, перевод;
• соглашения, например к трудовому договору и о материальной ответственности;
• заявления на отпуск или материальную помощь;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения, например о премировании или оплате труда.

Если компания ведет электронное кадровое делопроизводство, то бумажные версии этих документов делать не нужно.

По закону некоторые кадровые документы нужно вести только на бумаге. К ним относятся:

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда.

Как КЭДО помогает навести порядок в документах

Компании пока не обязаны вести кадровый документооборот в цифровом виде. Но предприятия, которые используют КЭДО, уже оценили преимущества такого формата:

➡️ Не нарушаются связи документов. Большинство кадровых документов работают в связке друг с другом. Например, сотрудник хочет взять отпуск за свой счет. Для этого он пишет заявление, а работодатель издает приказ. Затем сотрудник ставит подпись, что он ознакомился с приказом. Если есть заявление и нет приказа, человек не может уйти в отпуск. А если есть приказ, но нет заявления — это нарушение, за которое компании может грозить штраф.

В организациях, которые ведут бумажный учет, есть риск, что документы потеряются, сотрудники забудут их подписать или сделают это не вовремя. С электронным документооборотом риск совершить такие ошибки практически нулевой.

Максим Семенов, директор по работе с госсектором, VK Tech: «С КЭДО сотрудник заходит в систему, создает заявление, которое автоматически попадает в отдел кадров. Затем специалист выпускает приказ, а если он этого не сделает, система пришлет напоминание о дедлайне. Получается, с КЭДО не возникает ситуаций, когда о документе забыли, — все процессы с кадровыми документами прозрачны»

В системе КЭДО VK HR Tek видны статусы каждого документа, связи, дедлайны

➡️ Документы невозможно потерять. Подписанные электронные документы перемещаются в архив — тоже электронный. В системе КЭДО VK HR Tek вся информация хранится на нескольких серверах, которые расположены в России. Чтобы войти в систему, сотрудники проходят через двухфакторную аутентификацию. Случайно удалить документ из системы тоже не получится: чтобы это сделать, пользователю нужны определенные права.

➡️ Документы подписаны в срок. При бумажном документообороте не всегда получается подписывать документы вовремя, потому что сотрудники болеют, работают удаленно или просто забывают. Из-за этого теряют время кадровые и другие службы.

Максим Семенов, директор по работе с госсектором, VK Tech: «Традиционный документооборот расслабляет, потому что бумаги можно подписать задним числом. Например, сотрудник взял отпуск за свой счет и не поставил подпись, что ознакомился с приказом. Теоретически он может расписаться и в конце года. Но, если в отдел кадров придут проверяющие, компании будет грозить штраф».

С КЭДО не получится оформить документ задним числом или вовсе забыть об этом. Такое возможно благодаря электронной подписи, которую невозможно подделать: дата и время подписания ставятся автоматически. А чтобы никто из сторон не забыл о документе, в системе можно настроить дедлайны и уведомления: по email, СМС или в мессенджерах. Чем ближе срок, тем чаще сотрудник будет получать сообщения.

➡️ Снижается риск штрафов и судебных разбирательств. Если работодатель нарушает трудовое законодательство, его могут оштрафовать. Наказания регламентируются статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В зависимости от нарушения и организационно-правовой формы компании могут вынести предупреждение или оштрафовать на сумму от 1000 до 200 000 рублей.

Например, если во время проверки трудовой инспекцией выяснилось, что сотрудник не поставил подпись в экземпляре трудового договора, который хранится у работодателя, компании грозит штраф в размере до 5000 рублей.

Беспорядок в кадровых документах может привести и к судебным разбирательствам. Например, сотруднику положена премия по итогам работы за квартал, но работодатель забыл издать приказ, и человек не получил деньги. Работник обратился в суд, который встал на его сторону. В результате компании присудили выплатить сотруднику сумму, в десятки раз превышающую размер премии. Данные о судах находятся в открытом доступе, поэтому такие разбирательства — это еще и имиджевые потери для компании.

➡️ Проще хранить и искать информацию. В зависимости от типа кадровых документов компании обязаны хранить их от 3 до 50 лет (или до 75 лет, если делопроизводство закончили до 2003 года), а некоторые — постоянно. Для этого бумажные версии нужно распечатать, подшить в папки, пронумеровать и сдать их в архив. Допустим, руководителю отдела понадобились документы об отпусках сотрудников за предыдущие три года. Если в компании бумажный документооборот, ему придется делать запрос в архив или самому искать эти документы — это долго и неудобно.

С КЭДО всё проще. Руководителю достаточно зайти в систему, открыть электронный архив и с помощью фильтров найти нужный документ. В крупных компаниях, где сотни сотрудников и тысячи документов, КЭДО экономит время специалистам кадровых служб, руководителям и специалистам подразделений.

➡️ Удобно работать с дистанционными сотрудниками. Если сотрудник работает по трудовому договору, но полностью дистанционно или в гибридном формате, ему тоже нужно подписывать документы, например заявление на отпуск.

При традиционном документообороте специалисту отдела кадров нужно распечатать бумаги, отправить их с курьером или почтой, потом дождаться, пока сотрудник их подпишет и отправит обратно, — это долго и лишние расходы. А если подпись нужна срочно, сотрудник тратит свое рабочее время, чтобы приехать в офис. С КЭДО таких проблем можно избежать: работник заходит в систему в любое время, ставит электронную подпись и отправляет документ в отдел кадров.

Как работает система КЭДО VK HR Tek

Системы КЭДО работают по одному принципу: в них создают и подписывают электронные документы, устанавливают дедлайны для каждого этапа, настраивают маршруты согласования. В сервисе VK HR Tek доступны эти функции и другие возможности:

• Удобный личный кабинет специалиста отдела кадров и сотрудника. Все документы по персоналу хранятся в одном месте, а у платформы простой и понятный интерфейс.
• Мобильное приложение для сотрудников. С ним создавать и подписывать документы можно прямо со смартфона, в любое удобное время.
• Автоматизация найма. Сотрудникам отдела кадров не нужно ждать, пока служба безопасности проверит кандидата, и каждому готовить пакет документов для оформления. Система автоматически отправит офер тем, кто прошел проверку. В результате на трудоустройство кандидатов уходит несколько минут вместо нескольких дней, а весь процесс проходит онлайн.
• Быстрый выпуск электронной подписи. Через VK HR Tek можно генерировать усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) для сотрудников за минуту. ЭП выпускается онлайн, работникам не нужно ехать в удостоверяющий центр.
• Интеграция с учетными системами. VK HR Tek можно интегрировать с «1С:Зарплата и управление персоналом», «БОСС-Кадровик», «Битрикс24» и любой другой учетной системой, с которой работают в компании.
• Кастомизация процессов. В системе КЭДО VK HR Tek можно настроить процессы под потребности компании, например загрузить шаблоны заявлений, создать гибкие маршруты согласований и сроки подписания.

Если вы тоже хотите отказаться от бумаги и сэкономить время и деньги на документообороте, записывайтесь на бесплатное демо платформы VK HR Tek от VK Tech.