Как оцифровать HR-процессы, ускорить документооборот и вдвое сократить почтовые расходы: кейс «Лиги ставок»

В букмекерской компании «Лига ставок» работает 1870 сотрудников в разных городах России. Команде нужно было перейти на безбумажный обмен документами, чтобы соответствовать законодательству, оптимизировать взаимодействие с удаленными работниками, сократить расходы на КДП и почтовую отправку бумаг. 

Рассказываем, почему в «Лиге ставок» решили перейти на VK HR Tek и как подключили к КЭДО две трети сотрудников.

Подписывали бумаги через портал на «Битрикс24» и решили улучшить систему обмена документами

В «Лиге Ставок» отправляли документы на подпись через корпоративный портал на «Битрикс24». Сотрудник должен был распечатать заявление, подписать его в бумажном виде, отсканировать и загрузить цифровую копию в систему. Процесс занимал много времени и требовал дополнительных расходов: оригиналы документов нужно было отправлять по почте. Вдобавок система устарела и перестала соответствовать нормам законодательства.  

Компания решила перейти на кадровый электронный документооборот. Вот что было нужно:

✅ настроить быстрый безбумажный обмен документами с удаленными и гибридными сотрудниками;

✅ сократить расходы на почтовую пересылку документов;

✅ исключить риск потери бумаг в процессе;

✅ соответствовать требованиям законодательства о КЭДО, удаленной работе и информационной безопасности. 

Команда блока операционного развития «Лиги Ставок» составила подробное ТЗ, в котором было 200 параметров. В течение года они проанализировали больше 10 цифровых продуктов. В итоге остановились на VK HR Tek — системе кадрового электронного документооборота от VK. 

Внедрили КЭДО для всех сотрудников компании

Решили подключать кадровый документооборот не отдельными подразделениями, а сразу для всех сотрудников. Команда по внедрению продукта составила план и определила, какие процессы следовало подключить в первую очередь, а какие позже. 

Подготовили обучающие материалы. Прежде чем рассылать уведомления сотрудникам и собирать согласия, записали видеоролик о том, как КЭДО может улучшить рабочий процесс. Предложили пошаговую инструкцию, чтобы коллеги точно поняли, куда нажимать, чтобы начать пользоваться инструментом. 

Видеоролик с инструкцией выложили на внутреннем портале, чтобы сотрудники могли в любой момент ознакомиться с информацией. Даже если работник сначала отказался от КЭДО, он мог зайти в обучение позже, посмотреть, проанализировать и принять решение. 

После того, как сотрудники ознакомились с видеороликом, для них сделали информационную рассылку и собрали согласия на использование кадрового электронного документооборота. 

Иллюстрация — письмо с рассылкой скрин. Если возможно

Подключили подачу заявлений на отпуска по беременности, родам и уходу за ребенком. Когда сотрудница уходила в декрет, у нее пропадал доступ на корпоративный портал — она не могла удаленно подать заявки, даже с распечатыванием и сканированием документов. Поэтому процесс решили настроить первым, чтобы декретницы не ездили в офис для подписания документов. 

Автоматизировали подключение к КЭДО новых сотрудников. Теперь в процессе найма каждый сотрудник получает универсальную неквалифицированную электронную подпись и сразу может подписывать документы со смартфона.

В VK HR Tek можно работать в 1С, оформлять отпуска и настраивать цепочки согласований по каждому процессу и руководителю

За четыре месяца настроили еще 35 процессов кадрового документооборота: подписание дополнительных соглашений, подачу заявлений на очередной и учебный отпуска, заявления на увольнение, выходные дни за сдачу крови и многое другое.

Все HR-процессы компании — на едином удобном портале

Согласие на использование КЭДО в «Лиге Ставок» дали 1180 сотрудников, а активно пользуются сервисом 779 человек.

Экономия времени. Сотрудникам больше не нужно распечатывать, подписывать и сканировать документы. Они могут подавать заявления, оформлять больничные и получать справки в прямо мобильном приложении. А отслеживание статусов и уведомления о сроках помогают им не отвлекаться от работы на бумажную рутину.

Автоматизация найма. Трудоустройство новых сотрудников проходит онлайн буквально за 5 минут. Система сама собирает документы для оформления в Госуслугах и проверяет данные кандидата. Работники сразу же получают УНЭП и могут подписывать документы. 

Оформление отпусков. Правила оформления настраиваются один раз и работают автоматически. Сотрудник видит в приложении количество доступных дней отпуска при подаче заявления — это удобно, чтобы не задавать лишних вопросов сотрудникам отдела кадров. 

Оптимизация бюджета. Компании больше не нужно отправлять бумажные оригиналы документов сотрудникам, поэтому почтовые расходы сократились в два раза. А еще удалось уменьшить штат отдела кадров потому что процессы стали менее трудозатратными. 

Риск потери документов — 0%. Бумажный документ можно потерять или не заметить. В системе КЭДО такая ситуация невозможна. 

Безопасность. Данные в VK HR Tek хранятся одновременно на нескольких серверах, а ЦОДы сертифицированы стандартом Tier 3. Cистема размещена на отечественном аналоге Bug Bounty HackerOne. Это исключает риски потери информации, кибератак и вывода сервиса из строя. 

VK HR Tek — решение для цифровизации кадрового делопроизводства. Сервис позволяет проводить безбумажный обмен кадровыми документами между сотрудниками HR-департамента, руководителями и работниками в удаленном формате.

Запланируйте демо и узнайте еще больше о возможностях системы КЭДО от VK