Как в РИВ ГОШ перевели 97% сотрудников на КЭДО VK HR Tek

РИВ ГОШ — российская сеть, которая продает парфюмерию и косметику, а еще фабрика, имидж-студии и салоны красоты. В статье расскажем, что изменилось в РИВ ГОШ с внедрением КЭДО VK HR Tek от VK Tech.

РИВ ГОШ — это: 29 лет истории — компания основана в 1995 году; 88 городов присутствия; более 250 магазинов по всей России; более 5000 сотрудников.

Магазины РИВ ГОШ находятся в 88 городах России — нужен удобный и быстрый кадровый документооборот

До 2023 года в РИВ ГОШ был бумажный документооборот, но когда в Трудовой кодекс РФ ввели нормы, которые позволяют работодателям оформлять большинство кадровых документов в электронном виде, в РИВ ГОШ решили перейти на КЭДО. Компания открыта к переменам, готова отказываться от устаревших процессов и внедрять новые технологии.

В РИВ ГОШ выделяют три причины перехода на КЭДО:

• Упростить документооборот. РИВ ГОШ — это федеральная сеть, которая работает в 88 городах РФ. Чтобы подразделениям обмениваться друг с другом бумажными документами, нужно время и деньги. С КЭДО можно отправлять нужные документы по всей России в пару кликов.
• Автоматизировать рабочие процессы. В том числе кадровые: прием сотрудников на работу, оформление отпусков, командировок и других документов.
• Упростить работу с удаленными сотрудниками. Когда в РИВ ГОШ был бумажный документооборот, дистанционные работники лично привозили оригиналы документов в офис или отправляли их почтой России или с курьером. Это было долго, неудобно и дорого.

Рассматривали 14 провайдеров и выбрали VK HR Tek: 5 причин 

У РИВ ГОШ был ряд требований к провайдеру КЭДО. Из 14 вариантов по всем критериям подошел только VK HR Tek. Компания искала вендора со следующими функциями и возможностями: 

• Гибкая и понятная интеграция с 1С — в VK HR Tek можно работать в 1С, оформлять отпуска и настраивать цепочки согласований по процессам.
• Индивидуальные настройки — искали платформу с возможностью отрегулировать процессы и уведомления под компанию.
• Прозрачное ценообразование — в VK HR Tek понятно, от чего стоимость уменьшается или увеличивается и как на нее повлиять.
• Помощь при внедрении — личный менеджер VK HR Tek присылает инструкции, чтобы специалисты в компании смогли быстрее и проще освоить платформу. По любым вопросам о работе в КЭДО можно обратиться к менеджеру, а по сложным техническим вопросам — к техподдержке VK HR Tek.
• Понятный интерфейс — чем проще и удобнее платформа, тем меньше времени требуется, чтобы обучить персонал. В VK HR Tek легко разобраться сотруднику даже без технических навыков.

В итоге с декабря 2022 года РИВ ГОШ начала работать с VK HR Tek: формулировать цели внедрения, разрабатывать ЛНА и описывать процессы.

Как в РИВ ГОШ готовили сотрудников к переходу на КЭДО VK HR Tek

При переходе на КЭДО в РИВ ГОШ возникли сложности с мотивацией сотрудников: люди привыкли к бумажным документам и не понимали, как их работа изменится с КЭДО. Чтобы познакомить персонал с новой системой, в компании провели следующие действия:

1. Протестировали КЭДО. Сотрудники тестовой группы пробовали программу и предлагали, что можно кастомизировать с учетом особенностей процессов в компании. Тест позволил быстрее и проще внедрить КЭДО во все филиалы компании.
2. Переводили персонал поэтапно. РИВ ГОШ внедряла КЭДО в пять этапов. Каждый раз добавляли новые кадровые процессы и дорабатывали существующие. Сотрудников переводили волнами по подразделениям.
3. Проводили обучающие встречи. Рассказывали о работе в КЭДО, отвечали на частые вопросы — например, о безопасности использования электронной подписи и сохранении персональных данных.
4. Разработали раздел о КЭДО на внутреннем портале. Опубликовали материалы на основе информации от VK HR Tek. Так сотрудники получили ответы на волнующие вопросы и полную информацию о работе КЭДО.
5. Проводили опросы удовлетворенности сотрудников о внедрении КЭДО. Так в РИВ ГОШ хотели получить обратную связь от персонала и узнать о проблемах в работе с КЭДО. Специалисты компании высоко оценили удобство КЭДО — на 9,1 из 10.

97% сотрудников перешли на КЭДО VK HR Tek за 8 месяцев

В компании получилось быстро и эффективно внедрить КЭДО во все филиалы: меньше чем за год 5 138 сотрудников из 5 300 перешли на кадровый электронный документооборот.

В «РИВ ГОШ» постепенно переводили сотрудников на КЭДО: начали с 355 человек в пилотной группе и за восемь месяцев перевели 5 138 работников из 5 300

Положительный опыт и отзывы коллег вдохновили сомневающихся сотрудников перейти на КЭДО. Сейчас компания получает такую обратную связь от персонала:

«Все ускорилось!»

«Сократилось время согласования!»

«Ничего не надо переписывать!»

«Дистанционным сотрудникам не нужно лично привозить оригиналы документов в офис»

«Директорам магазинов больше не нужно тратить время на пересылку документов»

К 2024 году в РИВ ГОШ оцифровали 80 кадровых процессов

Перед внедрением КЭДО компания провела аудит кадровых процессов и определила, что надо оцифровать в первую очередь. Меньше чем за год компания перевела в КЭДО 80 кадровых процессов, из которых основные: 

• отпуска: приказы, заявления, графики отпусков;
• командировки;
• прием на работу новых сотрудников;
• 2-НДФЛ и другие справки;
• должностные инструкции;
• ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА) — документами, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации;
• материальная помощь;
• кадровый перевод;
• изменение персональных данных;
• расчетные листы.

С КЭДО кадровые процессы РИВ ГОШ занимают часы, а не недели 

Вместе с КЭДО от VK HR Tek компания:

➡️ Сократила расходы на кадровое делопроизводство в три раза.

➡️ Освободила место в отделе кадров, так как сократили объем бумажных документов.

➡️ Упростила цикл документооборота по кадровым процессам.

➡️ Снизила возможность ошибок в документах, так как их заполняют в электронном виде по шаблону.

➡️ Повысила уровень прозрачности документооборота: статус документа видно в КЭДО в режиме реального времени.

➡️ Сократила время на оформление кадровых документов. Например: 

• Отпуск оформляется за 30 минут — от подачи заявления до подписания приказа сотрудников и отправки подписанного документа в архив. Теперь не надо скачивать шаблон, согласовать его с руководством и относить в отдел кадров. Достаточно заполнить заявку по форме, подписать электронной подписью прямо на платформе и отправить на согласование по заранее построенному маршруту.
• Документы на командировку оформляются за 30 минут вместо двух недель. Количество действий сократилось ровно вдвое. Раньше приказ приходил по электронной почте, его надо было распечатать, вручную подписать и принести в отдел кадров. С КЭДО надо только поставить электронную подпись в VK HR Tek. 
• Новых сотрудников трудоустраивать стало легче и еще быстрее. Информацию о новом работнике вносят в 1С, которая интегрирована с КЭДО. Новый сотрудник автоматически получает ЛНА и другие документы в VK HR Tek и оперативно подписывает их.

VK HR Tek от VK Tech — система кадрового электронного документооборота для вашей компании. Записывайтесь на бесплатное демо, чтобы узнать, какие процессы можно оцифровать, чтобы сэкономить на этом время и деньги.