Перешли на КЭДО, ускорили процессы и сократили почтовые расходы: кейс ООО «ФК Гранд Капитал»

Фармацевтическому дистрибьютору ООО «ФК Гранд Капитал» нужно было перейти на электронный документооборот в сфере трудовых отношений, чтобы оптимизировать КДП, особенно с региональными сотрудниками, и уменьшить бюджет на почтовые отправления. Рассказываем, почему компания решила подключиться к VK HR Tek и что изменилось после внедрения сервиса. 

Подписывали документы вручную и решили оптимизировать документооборот

В ООО «ФК Гранд Капитал» работали с документами в бумажном виде. Сотрудникам приходилось ходить по кабинетам, чтобы подписать заявление или получить справку. А коллегам из регионов отправляли бумаги по почте — это занимало много времени и увеличивало расходы.

Предприятие решило перейти на КЭДО. Вот что было нужно:

✅ настроить электронный обмен документами с сотрудниками центральных офисов и региональными представителями;

✅ сэкономить рабочее время персонала на оформление бумаг;

✅ уменьшить бюджет на почтовые расходы;

✅ исключить риск ошибок и потери документов;

✅ найти российский сервис, который полностью соответствует регуляторным требованиям.

Инициативу по внедрению взял на себя департамент по работе с персоналом компании. Команда провела исследование и тендерную процедуру, чтобы выбрать лучшее решение. Остановились на VK HR Tek — платформе безбумажного обмена кадровыми документами от VK. Сервис подошел по всем требованиям и устроил по соотношению цены и качества. 

Ответили на вопросы персонала о безопасности сервиса и обучили пользоваться приложением

Руководство предприятия поддержало инициативу по переходу на электронный документооборот. После защиты проекта решили не тестировать сервис на фокус-группе, а подключить его сразу для всех сотрудников.

Использовали более простое коробочное решение, в котором вендор не оцифровывает кадровые процессы заказчика. Поэтому сервис пришлось немного доработать, чтобы функционал соответствовал бизнес-задачам компании — это сделали быстро и с минимальными затратами. 

Подготовили и подписали документы. В течение месяца сотрудники HR-отдела компании подготовили и подписали полный комплект документов, необходимых для перехода на электронный кадровый документооборот, со всеми сотрудниками главного офиса компании.

Во время подписания документов сотрудники HR-отдела компании ответили на вопросы своих коллег о преимуществах кадрового электронного документооборота.

Обучили сотрудников. Прежде чем подключать персонал к КЭДО, компания организовала онлайн-обучение с помощью специалистов VK. Работникам рассказали обо всех преимуществах сервиса, просветили их в вопросах безопасности персональных данных. Каждый сотрудник получил подробную пошаговую инструкцию, с помощью которой можно быстро разобраться, как пользоваться новым сервисом.

Разработали дополнительные инструкции. Сотрудники HR-отдела компании самостоятельно разработали дополнительные инструкции для работы в личном кабинете VK HR Tek.

Внедрили КЭДО для 99% сотрудников головного офиса компании 

В главном офисе «ФК Гранд Капитал» работает 357 человек. Всем сервис понравился, и сотрудники охотно пользуются приложением. Сейчас компания тестирует полноценное подключение подразделения логистики и региональных филиалов к VK HR Tek.

В VK HR Tek можно работать в 1С, оформлять отпуска и настраивать цепочки согласований по процессам

Компании удалось сэкономить время сотрудников, сократить расходы на почту и снизить риски потери бумаг до 0%. Вот что еще изменилось в бизнес-процессах предприятия:

✅ Сотрудникам больше не нужно ходить по кабинетам, чтобы подписать заявление или получить справку — все это можно сделать за пару кликов прямо в телефоне.

✅ Для каждого документа работник получает уведомления и может узнать, когда он будет подписан, — это удобно, чтобы не отвлекаться от работы на бумажную волокиту.

✅ HR-отделы избавились от бумажных документов и освободили место в офисе, которое отводилось для их хранения;

✅ Дата-центры VK HR Tek сертифицированы стандартом Tier 3, а система размещена на российском аналоге Bug Bounty HackerOne. Это сводит к нулю риски утечек данных и кибератак. SLA сервиса — 99,5%.

VK HR Tek — система для цифровизации кадрового делопроизводства. На портале можно обмениваться кадровыми документами в безбумажном формате, автоматизировать наем сотрудников, интегрировать любые учетные системы и за минуту удаленно выдавать электронные подписи.