Как ИТ-компания «Комита ЦТ» оптимизировала рабочие процессы с помощью КЭДО VK HR Tek

«Комита ЦТ» входит в ГК «Комита», до 2024 года в организации был бумажный кадровый документооборот. В статье расскажем, как удалось перевести более 80% сотрудников на КЭДО за два месяца и почему «Комита ЦТ» выбрала решение VK HR Tek от VK Tech.

Как «Комита ЦТ» выбрала решение от VK HR Tek и перешла на КЭДО

Переход на КЭДО в компании планировали давно и в мае 2023 года начали искать провайдера. Выбирали из нескольких кандидатов, но остановились на VK HR Tek, потому что:

• На тот момент «Комита ЦТ» уже много лет сотрудничала с VK Tech по другим проектам. Было комфортнее добавить ещё один функционал со знакомым вендором, чем выстраивать отношения с нуля.
• На демоверсии посмотрели и протестировали интерфейс VK HR Tek. Он оказался интуитивно понятным, простым и удобным.
• КЭДО VK HR Tek удовлетворял требования «Комиты ЦТ» по информационной безопасности.

3 месяца «Комита ЦТ» тестировала КЭДО VK HR Tek

Когда компания выбрала провайдера, перешла к тестовому периоду. На протяжении трех месяцев проектная команда из сотрудников HR департамента «Комита ЦТ» изучала и тестировала возможности КЭДО — для этого создали копию базы 1С. Все это время компанию сопровождал куратор VK: отвечал на вопросы и объяснял функционал VK HR Tek. После тестового периода «Комита ЦТ» внедрила КЭДО во всей компании.

Как «Комита ЦТ» готовила сотрудников к переходу на КЭДО VK HR Tek

Прежде чем внедрить КЭДО, сотрудники HR департамента провели большую подготовительную работу с персоналом. Вот что для этого сделали в компании:

• Провели вебинар для руководителей, чтобы познакомить их с процессами.
• Линейным сотрудникам отправляли видео и инструкции от VK Tech.
• Обучили сотрудников HR-департамента, чтобы подготовить их к потоку вопросов от работников в первые месяцы запуска КЭДО. 
• Со сложными техническими вопросами обращались напрямую в техподдержку VK Tech.

За первые 2 месяца на КЭДО перешли 80% персонала 

Почти 80% сотрудников перешли на КЭДО сразу же. При этом задача перевести весь штат на КЭДО не стояла: есть работники, которые редко обращаются за кадровыми процессами.

«Некоторые сотрудники сначала хотели остаться в бумажном кадровом делопроизводстве. Но когда они увидели, как коллеги пользуются этим инструментом и насколько это удобно, тоже перешли на КЭДО».

Оцифровали 27 кадровых и некадровых процессов

«Комита ЦТ» основательно подготовилась к переходу на КЭДО. Компания предварительно собрала статистику по кадровому документообороту в 1С, и отчет показал, что за год больше всего бумаг пришлось на отпуска и командировки. Эти кадровые процессы оцифровывали в первую очередь. «Комита ЦТ» перевела в КЭДО 27 процессов — это около 80% трафика кадрового делопроизводства. 

Компания оцифровала:

• Отпуска;
• Командировки;
• ЛНА и должностные инструкции;
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• Справки и другие процессы.

Результаты внедрения КЭДО VK HR Tek в «Комите ЦТ»

Компания сформулировала четыре основных плюса перехода на КЭДО:

1️⃣ Дисциплина кадрового учета и сокращение времени на кадровый документооборот. Раньше дополнительные соглашения к трудовым договорам неделями лежали в отделе кадров и ждали подписи. С КЭДО эти же документы подписывают день в день — сотрудникам не нужно даже вставать со своего рабочего места. Специалисты видят уведомление о новом документе и оперативно подписывают его в КЭДО — в веб-версии или прямо в мобильном приложении.

2️⃣ Прозрачность кадрового документооборота. Раньше, чтобы найти подписанный сотрудником документ, нужно было обращаться в центральный офис. Теперь основная информация есть в КЭДО: в архиве видно историю кадрового документооборота с каждым работником. Можно узнать о его повышениях, отпусках, посмотреть, какие документы он подписывал, открыть и прочитать их.

«Теперь нет необходимости обращаться в центральный офис за каким-то документом — почти всё можно найти в КЭДО».

3️⃣ Простой онбординг. С КЭДО стало проще знакомить новых сотрудников с должностными инструкциями и корпоративными документами. Нужный документ надо загрузить в КЭДО и отправить сотруднику. Он ознакомится и поставит подпись.

4️⃣ Экономия на логистике. Раньше курьеры доставляли документы удаленным сотрудникам. Теперь организация экономит деньги на логистике, а срок подписания документов сократился на несколько дней.