15 минут вместо 3 дней: как агентство UpLab перешло на КЭДО от VK и ускорило кадровые процессы

Агентство UpLab — это команда дизайнеров и инженеров, которая создает для бизнеса цифровые продукты на основе аналитики, метрик и пользовательского опыта. Среди клиентов агентства такие компании, как «МТТ», «Северсталь», «Черкизово», «Сибур», НЛМК. 

В команде UpLab в удаленном и гибридном формате работают сотрудники из разных городов. Чтобы упростить их взаимодействие с компанией, в UpLab решили перейти на КЭДО. Рассказываем, как выбирали и внедряли решение, какие были сложности и первые результаты.

UpLab помогает стать первыми среди конкурентов

Агентство 15 лет разрабатывает продукты и продвигает бизнес своих клиентов: создает сайты и сервисы, работает над брендингом и айдентикой, внедряет интранет и CRM, занимается поисковым маркетингом.  

80% клиентов UpLab — крупные российские и международные корпорации, холдинги или компании, которые в них входят. Агентство помогает улучшать присутствие своих клиентов в интернет-пространстве, повышает их инвестиционную привлекательность и конкурентоспособность, в том числе в непростых сферах вроде промышленности, логистики и недвижимости.

В структуре агентства есть несколько команд: клиентского сервиса и управления проектами, разработки, аналитики и дизайна, редакции, SEO-направления. Всего работает больше 80 сотрудников, большая часть — дистанционно из разных городов.

КЭДО позволяет ускорить кадровое делопроизводство и улучшить взаимодействие с удаленными сотрудниками

Около 99% процессов в UpLab уже были автоматизированы на корпоративном портале и до внедрения КЭДО. Компания пользовалась инструментами «Битрикс24»: через портал сотрудники отправляли запросы, согласовывали и получали нужные кадровые документы. Однако не было возможности их подписать. 

Дистанционным сотрудникам оригиналы отправляли курьерской доставкой. Тем, кто работает в офисе, приходилось посещать отдел кадров, чтобы физически поставить подпись. Это было неудобно: затягивало процессы и требовало дополнительных трат.

В UpLab стремятся создать комфортные условия для работы: заботятся о достойной зарплате и всестороннем развитии всех членов команды. Поэтому одной из главных причин перехода на КЭДО было решение улучшить опыт взаимодействия сотрудников с компанией. Хотели ускорить кадровые процессы, сделать их проще и понятнее для всех участников.

Другими предпосылками для внедрения КЭДО стали:

• возможность снижения рисков санкций и штрафов благодаря автоматизации кадровых процессов;
• сокращение расходов на курьерскую доставку документов;
• снижение негативного влияния на окружающую среду благодаря внедрению экопривычек. 

Возможность интеграции с корпоративным порталом и удобство для сотрудников — решающие факторы выбора провайдера КЭДО

Когда решили внедрять КЭДО, сравнивали предложения разных провайдеров. В итоге выбирали из трех. 

Почему остановились на VK HR Tek:

• Интуитивно понятный интерфейс, которым удобно пользоваться сотрудникам и руководителям. 
• Возможность интеграции КЭДО с корпоративным порталом — «Битрикс24».
• Возможность адаптировать бизнес-процессы внутри сервиса под компанию.
• Стоимость продукта укладывалась в бюджет.

Также сыграл положительный опыт сотрудничества с VK в рамках других проектов.

Как внедряли VK HR Tek: сроки, ресурсы и сложности

В конце апреля 2023 года начали работу по внедрению КЭДО в тестовом режиме. Сервис настраивали до середины июля, а презентовали сотрудникам в августе.

Непосредственно процесс внедрения занял полтора месяца. Остальное время потребовалось, чтобы предварительно перейти с программы для кадрового учета «1C-КАМИН» на «1C-ЗУП». С этим были сложности на стороне UpLab. Надо было перенести всю информацию о сотрудниках, поэтому внедрение КЭДО затянулось. Сама база сотрудников подгрузилась автоматически, а данные о кадровых процессах пришлось переносить вручную. Например, в агентстве есть сотрудники, которые работают больше 8 лет. Чтобы настроить автоматический расчет остатков отпусков, сначала нужно перенести все приказы на отпуск за всё время их работы.

Со стороны UpLab во внедрении участвовали два человека. Программист 1С на аутсорсе бесшовно и безболезненно внедрил все процессы, а руководитель кадрово-административного отдела занимался настройкой сервиса. 

Специалисты VK HR Tek поддерживали на протяжении всего внедрения и настройки сервиса, предоставили инструкции и доступ к вебинарам, консультировали, подсказывали и максимально развернуто отвечали на вопросы. 

Например, в процессе настройки возникли следующие сложности:

• У 30% документооборота не соблюдались сроки выполнения.

Оказалось, что руководители не сразу подключили уведомления о документах в КЭДО по почте и SMS. А сами оповещения не указывали на необходимость сразу подписать документы. Поэтому настроили дополнительные оповещения.

• Некоторые сотрудники не получали уведомления при регистрации в КЭДО.

Причиной оказались ошибки в личных данных. В VK HR Tek встроена тщательная сверка. Например, если в паспорте указана фамилия «Семенов», а в ИНН — «Семёнов», сервис быстро обнаружит расхождение.

Специалисты техподдержки VK HR Tek помогали быстро находить причины проблем и решить их. 

В целом процесс внедрения затянула необходимость перехода «1C-КАМИН» на «1C-ЗУП». Если бы не это, внедрить VK HR Tek в работу агентства получилось бы значительно быстрее — за одну-две недели.

Подключили 90% сотрудников, стали подписывать документы онлайн и закрывать процессы за 15 минут

Мотивировать сотрудников на переход в КЭДО не пришлось. Команда UpLab уже была готова к цифровизации: большинство процессов в компании и так было автоматизировано. Во время интеграции начали рассказывать о сервисе на общих встречах команды. Когда пришло время, быстро подключили большую часть штатных сотрудников. Не охвачены остались только специалисты на аутсорсинге. Переводить их на КЭДО изначально не было потребности из-за небольшого документооборота.

Команда восприняла внедрение КЭДО положительно. Теперь не нужно подписывать бумажные документы и отправлять оригиналы. Всё делается в один клик на платформе.

Удаленным сотрудникам понравилось, что подать заявку или подписать документы можно через удобное мобильное приложение.

Процессы, которые раньше могли условно длиться 3 дня, с КЭДО закрываются за 15 минут. КЭДО не только сокращает расходы на бумагу и курьерскую доставку, но и экономит время сотрудников и руководителей. 

Со стороны работника отдела кадров можно отметить такие плюсы внедрения:

• Мониторинг статуса заявки

В КЭДО можно видеть, на каком этапе и почему заявка «застряла», и управлять процессом.

• Отслеживание сроков

Сразу видны все сроки документов, поэтому удобно за ними следить. Для кадрового работника это важно.

Следующий этап — настроить трудоустройство кандидатов через КЭДО

Положительный отклик сотрудников подтолкнул к решению перевести ещё больше кадровых процессов UpLab в КЭДО. 

«Решать кадровые процессы в цифровом поле — мегаудобно как для сотрудника, так и для руководителя». Наталия Григорьева, руководитель кадрово-административного отдела, digital-агентство Uplab

В планах — настроить наем кандидатов через VK HR Tek, в том числе оформлять через КЭДО и внешних сотрудников, которые работают по договорам ГПХ.

 ***

VK HR Tek можно внедрить в работу компании любого размера и из любой сферы. Команда сервиса обсудит, какие процессы нужно автоматизировать, подготовит и протестирует проект, обучит сотрудников и запустит систему. 

VK HR Tek можно быстро интегрировать в 1C и настроить электронный документооборот между сотрудниками компании, который поможет сэкономить время и деньги.