Выбираем провайдера КЭДО: каким должен быть базовый функционал системы
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это не просто автоматизация рутинных задач, а стратегическое решение, которое должно оптимизировать взаимодействие между сотрудниками и повысить общую продуктивность компании.
В статье Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek, рассказывала про основные функции, которые должна выполнять система КЭДО, чтобы обеспечивать эффективную работу с кадровыми документами и отвечать потребностям современного бизнеса.
Автоматизация и упрощение создания документов
Система кадрового электронного документооборота должна предоставлять инструменты для быстрого создания документов, например автозаполнение полей приказа с использованием данных сотрудника из заявки.
Почему важно. Это снижает вероятность ошибок и ускоряет документооборот.
Создание оргструктур и настройка согласований
Решение должно давать возможность формировать иерархические структуры, настраивать маршруты согласования документов в рамках этих структур, фиксировать ответственные роли, а также предоставлять доступ к информации об этапах движения документа по заданным маршрутам.
Почему важно. Это обеспечивает прозрачность процессов и позволяет контролировать ход согласования документов без лишних действий.
Использование шаблонов
Платформа для автоматизации кадровых процессов должна предусматривать возможность использовать шаблоны кадровых документов, например, приказов и дополнительных соглашений к трудовому договору, а также шаблоны документов, которые формируются сотрудниками, например заявления на предоставление налогового вычета или получение материальной помощи.
Почему важно. Это экономит время на подготовку документов и обеспечивает единообразие в их оформлении.
Объединение документов в один процесс
Решение должно позволять объединять документы в единый процесс, чтобы можно было в несколько кликов создать цепочку взаимосвязанных документов — например, на основании заявления на отпуск сформировать приказ о его предоставлении.
Почему важно. Это упрощает поиск, обеспечивает целостность информации и позволяет сэкономить время кадровых специалистов.
Настройка ролевых моделей
Решение должно давать возможность настроить роли пользователей с учетом разных уровней доступа.
Почему важно. Это позволяет разграничить зоны ответственности между кадровыми специалистами и обеспечивает безопасность персональных данных.
Формирование пакетных заявок
Система должна позволять создавать одинаковые заявки для группы людей. Например, сделать рассылку должностной инструкции сразу нескольким новым сотрудникам или уведомить весь отдел об изменении графика работы.
Почему важно. Это значительно экономит время кадровых специалистов и снижает риск нарушения сроков уведомления.
Массовое подписание документов
Решение должно предоставлять возможность единовременно подписывать сразу все документы в выбранных заявках.
Почему важно. Это упрощает процесс подписания документов и ускоряет их обработку.
Автоматическая отправка уведомлений
Решение должно позволять настроить автоматическую отправку уведомлений сотрудникам о появлении новой заявки, регулярных напоминаний о заявках в работе, об изменении статуса заявки и о сроке, в который нужно подписать документ.
Почему важно. Это способствует своевременному информированию сотрудников и снижает риски пропуска важных сроков.
Бесшовный прием на работу
Все этапы приема на работу нового сотрудника должны быть автоматизированы: система должна давать возможность кандидату заполнить, загрузить и подписать все необходимые для оформления на работу документы, а кадровому специалисту — провести согласование кандидата и сформировать кадровые документы.
Почему важно. Это сокращает время на оформление документов, упрощает интеграцию новых сотрудников в компанию и повышает их лояльность компании.
Формирование расчетных листков
Система должна ежемесячно автоматически публиковать расчетные листки в личном кабинете сотрудника на основе данных кадровой системы, например 1С.
Почему важно. Снижает вероятность ошибок, экономит время кадровых специалистов, позволяет избежать предписаний и штрафов трудовой инспекции.
Планирование и согласование отпусков
Система должна позволять автоматизировать процесс формирования графика отпусков и контроль за отсутствием пересечений в нем, проверку доступного количества дней и учет остатков неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды, а также подачу заявлений на отпуск и их рассмотрение,
Почему важно. Это упрощает процесс планирования отпусков: избавляет от необходимости обмениваться эксель-таблицами и позволяет избежать ошибок и накладок в графике.
Удобная работа с ЛНА и другими корпоративными документами
Решение должно предоставлять возможность удобно размещать, актуализировать и хранить такие документы, а также автоматически напоминать сотрудникам про необходимость ознакомиться с ними и отслеживать статистику ознакомления.
Почему важно. Это обеспечивает доступность ЛНА для сотрудников и своевременное ознакомление с ними, что позволяет избежать нарушений трудового законодательства.
Кроме того, при переходе на электронный кадровый документооборот нужно учитывать, что система КЭДО должна быть гибкой и адаптивной, иметь понятный интерфейс и просто интегрироваться с другими сервисами компании.
VK HR Tek предлагает более 50 типовых коробочных процессов для работы с документами, которые подходят большинству компаний. При необходимости команда поможет собрать кастомизированное решение, которое будет учитывать индивидуальные особенности вашего бизнеса и отвечать его уникальным потребностям.
Чтобы протестировать возможности VK HR Tek, оставьте заявку на сайте.