Как «Таврида» оцифровала 60 бизнес-процессов и перевела 99% сотрудников на КЭДО VK HR Tek

АНО «Таврида.Арт» развивает арт-кластер «Таврида» — крупнейшую площадку России для молодых деятелей культуры и искусства. Организация ежегодно проводит масштабный фестиваль «Таврида.АРТ», который уже посетили более 270 тыс. человек. Также в проект входят летние школы Академии творческих индустрий «Меганом», федеральная сеть арт-резиденций и другие проекты. Мероприятия арт-кластера включены в федеральный проект «Россия — страна возможностей» национального проекта «Молодежь и дети» и реализуются с 2015 года.

До 2023 года внутри «Таврида.АРТ» был бумажный документооборот. Рассказываем, почему организация решила перейти на КЭДО и выбрала платформу VK HR Tek.

«Таврида» перешла на КЭДО, чтобы выстроить работу между подразделениями в Москве и Крыму

В организации работает более 1000 специалистов. Примерно 29% сотрудников трудятся в столичном офисе, 71% — в обособленном подразделении в Крыму. Офисный персонал (76% работников) — это молодые творческие люди, продюсеры, диджитал-специалисты, специалисты бэк-офиса. 16% работают в гибридном формате и удаленно из других регионов России. 24% персонала — агрономы, водители, горничные, специалисты по монтажным работам и многие другие — обеспечивают круглогодичную работу объектов «Тавриды» в Крыму.

В 2023 году команда «Тавриды» выросла более чем в два раза. Оргструктура поменялась, и бумажный документооборот стал неэффективным. Кроме того, «Таврида» хотела идти в ногу со временем: максимально сократить количество бумаги и оцифровать бизнес-процессы. Организация искала удобный способ выстроить работу с кадровыми документами и решила перейти на КЭДО.

«Таврида» выбрала КЭДО VK HR Tek по 3 причинам 

Арт-кластер уже знал вендора VK Tech, так как VK — ключевой стратегический партнер «Тавриды». Организация была довольна совместной работой и уверена в поставщике. Когда у VK появились решения для бизнеса, в том числе система кадрового электронного документооборота VK HR Tek, «Таврида» захотела расширить сотрудничество. К тому же VK HR Tek подошел по главным критериям:

1️⃣ Мобильное приложение. Персонал «Тавриды» часто перемещается между подразделениями, особенно в сезон, когда проходит много мероприятий. Именно поэтому организация искала вендора с мобильным приложением. В «VK HR Tek: кадровые процессы» можно подписать и отправить документ в пару кликов из любой точки мира — нужен только интернет. 

2️⃣ Простая интеграция с 1С. «Таврида» не хотела менять привычные для сотрудников отдела кадров сервисы. VK HR Tek можно интегрировать в разные учетные системы, например 1С:ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс.

3️⃣ Соотношение цены и качества. Стоимость КЭДО VK HR Tek соответствует функционалу платформы. Ценообразование прозрачное и понятное, без скрытых платежей. 

Подключили к КЭДО VK HR Tek 90% сотрудников за 1,5 месяца

При оцифровке процессов «Таврида» начала с самого массового — отпусков. Тестовый период сервиса неслучайно выпал на октябрь — чаще всего сотрудники арт-кластера отдыхают до и после высокого сезона в Крыму. Персонал сразу смог опробовать КЭДО VK HR Tek, оформить отпуска в новой системе и дать обратную связь. 

По такой схеме «Таврида» перевела в электронный вид и остальные бизнес-процессы. Чтобы быстрее получить обратную связь от персонала и скорректировать работу, арт-кластер сразу добавлял кадровый процесс в КЭДО для всех сотрудников. 

За 1,5 месяца около 90% персонала перешли на КЭДО VK HR Tek. Сложности возникли только с возрастными людьми, которые не работают за компьютером и не используют технологии в жизни. Чтобы переход на КЭДО проходил мягче, «Таврида»:

• Настраивала процессы в КЭДО с персональным менеджером. Вендор VK Tech предоставляет менеджера на время внедрения VK HR Tek. Специалист делится инструкциями по работе на платформе и отвечает на вопросы организации.
• Провела серию мероприятий в структурных подразделениях. Руководителям рассказали, как работать в КЭДО VK HR Tek. После обучения они помогали сотрудникам освоить новую систему и тем самым продвигали идею внедрения КЭДО. 
• Записала обучающий короткометражный курс по работе в системе. Когда организация оцифровала 60 бизнес-процессов, добавила курс по работе в КЭДО в систему онбординга. Так «Таврида» сразу обучала новых сотрудников работать на платформе.
• Провела 25 обучающих очных мероприятий. В них приняли участие более 600 штатных сотрудников от 18 до 67 лет в Москве и Крыму.
• Добавила внутреннего специалиста по техподдержке. Он обрабатывает заявки от персонала, отвечает на вопросы и помогает сориентироваться в системе. Это хорошо работает с возрастными сотрудниками, которым нужен индивидуальный подход и личное общение. 

Оцифровали 60 бизнес-процессов: все кадровые и некоторые кастомные процессы

«Таврида» адаптировала коробочное решение от VK HR Tek под специфику организации. В электронный вид переведены все основные кадровые процессы:

• отпуска;
• командировки;
• прием на работу;
• локальные нормативные акты (ЛНА);
• переводы и перемещения персонала.

Кроме того, организация оцифровала некадровые процессы. Например, сотрудники могут подать в электронном виде заявления на удаленную работу или на выдачу корпоративной техники.

Результаты «Тавриды» за год использования КЭДО VK HR Tek

«Таврида» пользуется КЭДО VK HR Tek больше года. За это время к КЭДО подключены 99% штатных сотрудников, оцифровано более 60 бизнес-процессов. Вот что удалось достичь «Тавриде» с переходом на КЭДО:

➡️ Наладили взаимодействие между подразделениями. С КЭДО VK HR Tek сотрудники гибко выстраивают работу: могут оформлять отпуск и подписывать документы в любом месте. Это стало доступно благодаря мобильному приложению. Теперь персоналу не нужно пересылать бумажные документы между офисами в Москве и Крыму — это экономит время сотрудников и деньги организации.

➡️ Повысили эффективность отдела кадров. С момента внедрения новой системы КЭДО штат «Тавриды» увеличился, но при этом отдел кадров уменьшился. С помощью VK HR Tek арт-кластер автоматизировал работу с кадровыми документами и сократил количество рутинных задач. 

➡️ Увеличили скорость обработки заявки и их количество. Сейчас за один день «Таврида» обрабатывает 38 документов. Они проходят полный цикл, начиная с сотрудника, который подает заявление, и заканчивая бухгалтером, который учитывает подписанный приказ в работе.

➡️ Создали единую базу документов. В КЭДО VK HR Tek можно ограничить видимость документов по должности, чтобы каждый сотрудник видел только определенные материалы, необходимые для его работы. 

➡️ Сократили время ознакомления сотрудников с ЛНА. С КЭДО VK HR Tek не нужно собирать подписи вручную со всего персонала, достаточно отправить ЛНА в личный кабинет сотрудника.

«КЭДО VK HR Tek не только сокращает бумажный документооборот, но и сводит 80% бизнес-процессов в мобильное приложение. Сейчас HR-сервисы организации доступны в режиме одного окна, мобильное приложение стало точкой входа в виртуальное корпоративное пространство».

Записывайтесь на бесплатное демо, чтобы оценить интерфейс и функционал платформы VK HR Tek от VK Tech.