Как компания с 3600 сотрудниками перешла на кадровый электронный документооборот VK HR Tek

Группа компаний «Содружество» — один из лидеров агропромышленного сектора России, ведущий экспортер сельскохозяйственной продукции и один из крупнейших частных инвесторов в агропромышленный сектор экономики России. Компания основана в 1994 году, сегодня в ней работают около 3 600 сотрудников. При такой численности и наличии активов по всей территории России вести бумажный документооборот довольно сложно. Поэтому группа «Содружество» решила перейти на единую систему электронного документооборота. 

В статье рассказываем, почему компания выбрала КЭДО VK HR Tek и как новое решение помогло пересмотреть существующие бизнес-процессы в компании.

С ростом компании и размещением производственных мощностей, железнодорожных и морских терминалов, региональных представительств и филиалов, объектов складской инфраструктуры и агрологистических центров по всей России нужно было найти новые удобные решения для организации и ведения документооборота. 

Компания приняла решение перейти на кадровый электронный документооборот, потому что он позволяет:

• сделать процессы обмена документами четкими и прозрачными, позволяющими контролировать, на каком этапе находится документ в любой момент;
• значительно сократить время на документооборот; формировать, отправлять и подписывать документы в течение нескольких минут;
• в удобном формате передавать заявления между офисами и сотрудниками;
• сократить количество бумажных документов.

Были рассмотрены различные продукты КЭДО, предлагаемые рынком, и компания выбрала VK HR Tek

Агрохолдингу «Содружество» нужен был удобный инструмент для переноса бумажного документооборота в цифровую версию. После изучения всех вариантов решили остановиться на VK HR Tek. Основным критерием выбора платформы стало наличие интеграции с «1С:Зарплата» и управление персоналом. Через КЭДО документы сразу попадали в удобную и привычную кадровому отделу программу. Также учитывалось соотношение цены и качества продукта и то, что это российское решение.

Сначала компания развернула тестовый сервис — создали аккаунты с измененными пользовательскими данными и протестировали наиболее частые кадровые процессы: оформление всех видов отпусков, изменение условий трудового договора, в том числе кадровые переводы. Изначально планировалось перейти на КЭДО в три этапа: сначала подключить 1500, потом 1100 и затем еще 1000 человек. Но после подключения первых 1500 сотрудников и сбора обратной связи было решено сразу перевести всех оставшихся сотрудников на VK HR Tek.

98% всех сотрудников активно пользуются КЭДО, и компания продолжает внедрять новые процессы 

Внедрение VK HR Tek позволило компании пересмотреть свои внутренние процессы и сделать их более удобными и понятными. В планах агрохолдинга «Содружество» расширять применение КЭДО, использовать все возможности продукта и даже подключить к системе коллег из Беларуси. Компания постепенно добавляет на платформу новые процессы, предварительно опробовав их в тестовой системе. КЭДО позволил:

• тратить меньше времени на подачу и обработку документов;
• сократить количество бумаги и хранить важные файлы в электронном формате;
• пересмотреть свои HR-процессы и сделать их более удобными;
• синхронизировать кадровые документы и данные в 1С.