Подготовка нормативной базы работодателя при переходе на КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не просто тренд, а реальный способ навести порядок в документах, ускорить процессы и сэкономить ресурсы.

Алгоритм перехода на кадровый электронный документооборот требует от работодателя не только выбрать подходящее техническое решение, но и тщательно проработать нормативную базу: изучить законодательные требования, подготовить внутренние документы, информировать сотрудников. Разберем ключевые аспекты, которые нужно учесть до внедрения КЭДО.

Правовые основы перехода на КЭДО

В России переход на КЭДО регулируется несколькими основными законами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации.
• Федеральный закон №152-ФЗ (27.07.2006): регулирует обработку персональных данных.
• Федеральный закон №63-ФЗ (06.04.2011): устанавливает порядок использования электронной подписи.

Знание этих законов поможет работодателю правильно выстроить переход на КЭДО и избежать юридических рисков. 

Изменения в ЛНА при переходе на КЭДО

Когда планируется переход на КЭДО, компания должна обновить внутренние нормативные документы, определить перечень кадровых документов в цифровом формате, порядок их подписания и хранения. Нужно будет ознакомить сотрудников с новыми правилами и получить их письменное согласие на переход на КЭДО. Дополнительно придется заключить с сотрудниками соглашения на использование электронной подписи и получить их согласие на обработку персональных данных. А также подготовить приказ о переходе на КЭДО. 

Для наглядности собрали в одну табличку информацию, какие документы понадобятся, что с ними нужно делать и кого они касаются:

Регламент КЭДО

В первую очередь компании нужно подготовить регламент КЭДО. Он должен подробно описывать, как будет организован процесс работы с электронными документами. В регламенте важно отразить:

• Сведения об информационной системе, с помощью которой будет реализован электронный документооборот.
• Порядок доступа сотрудников к системе КЭДО, включая процесс регистрации.
• Перечень документов, которые будут переведены в электронный формат.
• Перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО.
• Срок уведомления работников о переходе на КЭДО, дату перехода на КЭДО.

Конкретные сроки для уведомления персонала о предстоящем переходе на электронный документооборот и для запуска КЭДО Трудовым кодексом не ограничены. Работодатель имеет право устанавливать сроки своими нормативными актами. На практике компании берут не менее месяца на уведомление сотрудников и сбор согласий.

В регламенте можно обозначить сроки, когда работник должен подписать электронный документ и ознакомиться с ним, а также периодичность такого подписания и ознакомления. При этом работодатель вправе установить различные сроки для разных типов кадровых документов.

Регламент может предусматривать также:

• Порядок проведения инструктажа работников по вопросам КЭДО.
• Исключительные случаи, когда допускается оформление документов в бумажном формате.
• Процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и с комиссией по трудовым спорам.

Регламент принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и утверждается приказом первого лица.

Согласие работников на использование КЭДО

Перевести сотрудника на безбумажный обмен документами можно только с его одобрения — после того, как человек изучит все плюсы и минусы перехода на КЭДО, узнает все преимущества электронного документооборота и разберется, что такое КЭДО в отношении работника. Работодатель обязан ознакомить работника с регламентом КЭДО и получить его согласие — строго в бумажном формате. Форма согласия в законе не прописана и может быть произвольной. 

Согласие не требуется от тех, кто был принят (принимается) на работу после 31.12.2021 и у кого по состоянию на 31.12.2021 нет трудового стажа.

Если сотрудник не ответил согласием, это расценивается как отказ от КЭДО — работник не переходит на электронный документооборот и по умолчанию остается на бумажном. При этом работник сохраняет за собой право передумать и подписать согласие в будущем. 

❗ Если сотрудник или кандидат не дал согласия на присоединение к КЭДО, это не может стать основанием для увольнения или отказа в приеме на работу.

Согласие на обработку персональных данных

Сотрудники, которые согласились на взаимодействие с работодателем через КЭДО, должны подписать согласие на обработку персональных данных. Это согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Вот что нужно включить в него обязательно: 

• ФИО, паспортные данные;
• информацию об операторе;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных;
• перечень действий с данными;
• место и способы обработки персональных данных;
• срок действия согласия.

Унифицированного бланка согласия не существует. Получить согласие можно в любом виде — на бумаге с личной подписью сотрудника или в виде цифрового документа. Важно, чтобы из документа было ясно, что человек согласен на обработку персональных данных и согласие дал именно он. 

Для одного сотрудника может быть оформлено несколько согласий на обработку персональных данных — для разных целей. Например, одно стандартное согласие сотрудник дает для кадрового учета, а другое — для обработки и распространения персональных данных при размещении профиля сотрудника в соцсетях или на сайте компании.  

❗ Запрещено использовать персональные данные в целях, не указанных в согласии.

Соглашение об электронной подписи

Юридическую значимость электронному документообороту придает усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — она приравнивает цифровые документы к документам на бумажных носителях с собственноручной подписью. Работодатель должен подписать с сотрудниками соглашение о применении УНЭП. 

Соглашение можно составить в свободной форме. Можно включить его в текст дополнительного соглашения к трудовому договору, а для новых сотрудников прописать порядок использования УНЭП в трудовом договоре. 

❗ Соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. Соглашение или документ, содержащий текст соглашения, НЕ МОГУТ быть подписаны УНЭП.

Переход на электронный документооборот требует комплексного подхода и знаний о том, какие документы понадобятся компании. Чтобы получить позитивный эффект от внедрения КЭДО, нужно изучить нормативную базу, внимательно разработать внутренние документы, информировать и обучить сотрудников. Специалисты VK HR Tek помогут разобраться во всех нюансах и внедрить в ваши процессы кадровый электронный документооборот. 

Оставить заявку на демо VK HR Tek