Личный кабинет VK HR Tek: новый удобный способ взаимодействия сотрудника и работодателя

Теперь VK HR Tek — это не только система КЭДО, но и удобный личный кабинет с рабочими инструментами для руководителей, линейных сотрудников и кадровых специалистов. В зависимости от роли в компании пользователям доступны разные наборы виджетов и сервисов. 

Рассказываем, как новые возможности VK HR Tek помогают автоматизировать кадровые и другие бизнес-процессы и бесшовно работать с документами, заявками и заявлениями. 

Единая точка входа для кадровых специалистов, руководителей и сотрудников

Иногда специалисту нужно использовать платформу в разных ролях. Например, сначала он обрабатывает заявки подчиненных как руководитель, а потом подает заявление на отпуск как сотрудник. В VK HR Tek для этого не придется переключаться между интерфейсами: все сервисы собраны в едином личном кабинете.

В зависимости от прав доступа на стартовой странице меняется боковое меню. Персоналу доступен только раздел «Сервисы сотрудника», а у кадровиков и руководителей добавляется раздел «Сервисы компании». 

Сервисы компании различаются для разных ролей — например, раздел «Настройки» доступен только администратору системы 

Заявка в VK HR Tek — это маршрут движения информации с заранее согласованной последовательностью действий, заданными участниками, набором данных и документов. На платформе оцифровано больше 60 стандартных кадровых процессов: заявлений, кадровых переводов, ознакомлений с ЛНА, всех видов отпусков и приказов. Внутри каждой заявки есть типовой набор документов для оформления. 

Бывают заявки, в составе которых нет кадровых документов, — например, обходной лист, заявка на обучение или в АХО, изменение режима работы, форма годовой оценки или анкета на exit-интервью. В роли согласующих могут быть указаны не только кадровики, но и HRBP или отдельные специалисты. Можно сделать так, чтобы сотрудник мог выбрать согласующего из заданного списка. 

Персонализация и быстрые действия

Личный кабинет встречает пользователя персональным приветствием, которое синхронизируется с локальным временем на его устройстве и зависит от времени суток. В ближайших обновлениях сервиса компании смогут настраивать опцию под себя, например обращаться к сотрудникам только по имени или более формально — по имени и отчеству.

Персональное приветствие пользователя на стартовой странице

На стартовом экране располагается блок «Быстрые действия» с быстрым доступом к процессам, которые пользователи используют чаще всего. По умолчанию в нем есть три ссылки:

«Создать заявку» — открывается окно создания заявки.

«Оформить отпуск» — сотрудник может быстро подать заявление на любой доступный вид отпуска.

«Оформить командировку» — отдельным списком отображаются все виды заявок, связанные с командировкой.

В ближайших обновлениях сервиса компании смогут добавлять в блок с быстрыми действиями другие процессы, например получение справок или заявки на обучение. Команда VK HR Tek проводит опросы заказчиков, чтобы выяснить, какие действия более востребованы у сотрудников.

Список задач 

«Список задач» — это виджет со всеми задачами, в которых ожидается действие пользователя. Карточки задач в нем зависят от роли пользователя в компании. У линейного сотрудника они распределены по типу действия: «Подписать», «Проверить», «Загрузить», «Ознакомиться» и «Заполнить».

Список задач сотрудника 

У руководителя и специалиста кадровой службы список задач состоит из разделов для работы с персоналом, например «Заявки от сотрудников» или «Графики отпусков». 

Список задач руководителя

В карточках виджета синим бейджем отмечается общее количество задач, а красным — срочные задачи, которые требуется выполнить в течение суток. Опция помогает быстро оценить объем работы и сориентироваться, что нужно сделать в первую очередь. 

Когда пользователь открывает одну из карточек, он попадает в соответствующий список задач и может быстро приступить к работе. 

Раздел с заявками от сотрудников в личном кабинете руководителя

Если у пользователя нет активных заявок, виджет будет пустым и в нем отобразится надпись «Все задачи выполнены».

Электронные сервисы

«Электронные сервисы» — это виджет, в котором компания размещает ссылки на внешние ресурсы. Можно создать разные списки ссылок для сотрудников, кадровиков и руководителей, чтобы каждый видел только то, что ему нужно. Если сотрудник совмещает несколько должностей или несколько функций, он будет видеть все сервисы в рамках своих ролей. 

Вариант размещения ссылок в виджете «Электронные сервисы» 

Добавлять сервисы в виджет могут только администраторы системы, но не пользователи. В настройках нужно указать URL и название ресурса, загрузить логотип и указать роль, для которой будет доступна ссылка. 

«Электронные сервисы» — аналог закладок в браузере, только удобнее и безопаснее. Пользователю не нужно переключаться между экранами, чтобы найти нужную ссылку, и он не откроет случайно поддельный сайт с вредоносным софтом. 

Мой календарь

Виджет «Мой календарь» — уменьшенное отображение сервиса для работы сотрудников с отсутствиями. Календарь синхронизируется с 1С в режиме реального времени и умеет подсвечивать даты федеральных праздников. 

Виджет «Мой календарь» 

Отсутствия. В виджете можно быстро увидеть свои фактические, текущие и запланированные отсутствия. При наведении курсора на дату открывается подсказка с указанием типа и периода отсутствия. Для удобства типы отсутствий обозначены цветовой схемой:

белый — запланированные отсутствия (например, отпуск по графику);

фиолетовый — фактические отсутствия, который созданы без заявки из КЭДО;

зеленый — текущие и запланированные отсутствия, созданные по заявке из КЭДО;

серый — отсутствие в прошлом, проведенное в системе управления персоналом;

заштриховано — пересечение отсутствий.

Доступные дни отпуска. В верхней части виджета, рядом с иконкой пляжного зонтика, сотрудник может увидеть сумму своих накопленных дней отпуска. При наведении на число открывается подсказка с должностью и табельным номером сотрудника. 

Дни рождения. В виджете списком отображаются ФИО пользователей, которые сегодня празднуют день рождения. Можно показывать сотруднику информацию о коллегах из всей компании или только из его подразделения. Если компания считает эти данные конфиденциальными, опцию можно отключить. 

По кнопке внизу виджета открывается сервис для детальной работы с отсутствиями. Здесь сотрудник может просматривать свои отсутствия по месяцам и годам. Если пользователь совмещает несколько должностей или работает с разными юрлицами, можно настроить фильтры, чтобы быстро найти нужную информацию. 

В фильтрах можно выбрать юрлицо, подразделение, вид и статус отсутствия

В сервисе «Мой календарь» пользователь также может одним списком просмотреть все свои заявки, связанные с отсутствиями. 

В последнем обновлении VK HR Tek в календаре появилась разбивка по каждому виду отпуска. Теперь пользователи видят, сколько у них осталось основного, дополнительного и других видов отпуска. Это позволит еще эффективнее планировать занятость и отдых. 

«Рабочее время» — аналог сервиса «Мой календарь», только для руководителей. В нем можно просматривать графики отсутствий подчиненных, а также заявки, связанные с отсутствиями. Руководитель видит отдельными списками общее количество заявок и те, которые ему нужно подписать. 

В сервисе «Рабочее время» можно разделить роли: руководитель подразделения будет видеть только своих подчиненных, а менеджер — всех сотрудников компании

Сервис позволяет гибко настраивать процесс согласования графиков отпусков. Можно листать календарь по месяцам и годам, просматривать списки сотрудников по подразделениям и видеть отсутствия каждого из них. Также в системе есть валидаторы, которые проверяют наличие выходных и праздничных дней в федеральном и региональных календарях. 

Почему VK HR Tek

VK HR Tek — решение для цифровизации кадрового делопроизводства и удобный личный кабинет для сотрудников, HR-специалистов и согласующих руководителей. 

✅ Интеграция с 1С позволяет автоматически подгружать персональные данные сотрудников, создавать и прикреплять кадровые документы к заявкам.

✅ Система валидаторов и дедлайнов позволяет контролировать сроки подачи и исполнения заявок. 

✅ Можно интегрировать ЗУП, Битрикс, SAP и другие учетные системы.

✅ Модуль найма для трудоустройства новых сотрудников онлайн за пять минут. 

✅ Планирование и согласование графиков отпусков в удобном формате. 

✅ Сервис входит в реестр российского ПО. Соблюдаем 152-ФЗ и 63-ФЗ. SLA — 95%. Есть аттестат соответствия облачной системы требованиям ФСТЭК по защите информации. 

✅ Облачную версию запустим за 7–28 дней. Сроки развертывания версии On-premises в дата-центре компании обсуждаем индивидуально.

✅ Дружелюбная и ответственная команда интеграции и сопровождения VK Tech.

Запишитесь на демо и узнайте больше о том, как VK HR Tek позволяет компаниям автоматизировать кадровые процессы любой сложности.