Как в Kärcher перевели 100% сотрудников на КЭДО VK HR Tek

Kärcher — ведущий мировой поставщик уборочной техники, предлагающий потребителям инновационные решения и высокоэффективное оборудование, чистящие средства и аксессуары, а также превосходный сервис. Компания Kärcher представлена в странах по всему миру, в том числе в РФ. На момент внедрения КЭДО российское представительство Kärcher насчитывало до 600 человек.

До 2023 года в компании вели документооборот на бумаге. Расскажем, что изменилось в Kärcher с внедрением КЭДО VK HR Tek от VK Tech.

5 предпосылок к переходу на КЭДО HR Tek 

Когда в 2022 году в Трудовой кодекс РФ ввели нормы, которые позволяют работодателям оформлять большинство кадровых документов в электронном виде, в Kärcher решили перейти на КЭДО. Компания выделила пять причин для отказа от бумажного документооборота в пользу электронного:

• Упростить документооборот между филиалами. Для обмена бумажными документами между 600 сотрудниками в более 20 городах РФ требуется время и деньги. В КЭДО можно отправлять документы за пару минут.

• Снизить объем кадровых документов. Приказы о направлении в командировку сотрудников нужно хранить в течение пяти лет, график отпусков — три года. Бумаги постоянно накапливаются, а с увеличением числа сотрудников и ростом компании их становится еще больше. С КЭДО кадровые документы проще не только оформлять, но и хранить. Все упорядочено, находится в одной системе, но при этом не занимает место.
• Оцифровать процессы. Компания стремится к технологичности: совершенствует решения и ищет новые. С КЭДО быстрее и проще оформлять отпуска и командировки, знакомить сотрудников с корпоративными документами и должностными инструкциями.
• Повысить эффективность работы отдела кадров. При этом не увеличивать количество персонала, а упрощать и автоматизировать процессы.
• Стать экологичнее и экономить природные ресурсы. Бумажный документооборот тратит не только время сотрудников и деньги компании, но и природные ресурсы. Для производства 500 листов бумаги нужно больше шести килограммов древесины.

Когда в Kärcher определили цели внедрения КЭДО, начали искать провайдера.

Компания выбирала провайдера по 8 критериям — КЭДО VK HR Tek подошел по всем

Kärcher обозначила несколько требований к вендору: 

1. Автоматизация максимального количества кадровых процессов. В КЭДО VK HR Tek можно оцифровать все кадровые документы, кроме акта о несчастном случае, приказа об увольнении офисного сотрудника и документов, которые подтверждают прохождение инструктажа по охране труда. Также в КЭДО можно перевести некадровые сопутствующие процессы.
2. Интуитивно понятный интерфейс. В КЭДО VK HR Tek легко разобраться и работать сотрудникам с разным уровнем компьютерной грамотности.
3. Понятное ценообразование. VK HR Tek предлагает коробочное и кастомизированное решения. У каждой функции определена стоимость, поэтому компания может на нее влиять и иметь четкое планирование. 
4. Поддержка и помощь на этапе внедрения. VK HR Tek предоставляет компании персонального менеджера на период интеграции КЭДО. Специалист присылает инструкции, отвечает на вопросы и бесплатно консультирует сотрудников по нормативно-правовой базе КЭДО. Так сотрудники быстрее и проще осваивают платформу. Со сложными вопросами всегда можно обратиться в техподдержку.
5. Мобильное приложение. Вендор разработал одноименное приложение для Android и iOS — «VK HR Tek: кадровые процессы». С ним подписывать документы еще быстрее и удобнее, особенно сотрудникам без постоянного доступа к компьютеру.
6. Интеграция с 1С ЗУП. VK HR Tek совместим с любой учетной системой: 1С ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP.
7. Ознакомление с ЛНА. Локальные нормативные акты — документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Эксперты VK HR Tek предоставляют шаблоны ЛНА и согласий.

VK HR Tek подошел по всем критериям, и в Kärcher начали готовиться к переходу на КЭДО. 

Перед внедрением КЭДО в Kärcher разработали ЛНА и запустили тестовую группу

До перехода на КЭДО компания основательно подготовилась: изучила законодательную базу, разработала ЛНА и формы согласия сотрудников, собрала подписи сотрудников на всех необходимых документах, внесла данные в 1С. Только после этого Kärcher начали тестировать систему КЭДО. 

В январе 2023 года в компании еще только настраивали процессы и мотивировали сотрудников, а в марте того же года уже более 500 работников перешли на КЭДО.

Как в Kärcher готовили сотрудников к внедрению КЭДО VK HR Tek

Для успешного перехода на КЭДО важен настрой сотрудников. Чтобы быстро и эффективно внедрить новую систему, поддержать и подготовить персонал к переменам, в компании заранее провели маркетинговую кампанию:

• Назначили амбассадоров КЭДО среди сотрудников. Выбрали тех, кто был готов к переходу на КЭДО. Позитивный настрой коллег воодушевлял консервативных сотрудников попробовать работу в новой системе, а не отвергать ее сразу.
• Провели серию вебинаров. Для подготовки сотрудников к переходу на новую систему документооборота, им рассказывали о работе и безопасности КЭДО, снизив уровень их тревожности. VK HR Tek помог в этом и предоставил базу знаний по КЭДО.
• Организовали «горячую линию по вопросам КЭДО». У 10% персонала возникало много вопросов о работе в КЭДО. HR-специалист отвечал на все из них, в том числе рассказывал о сохранении персональных данных и безопасности использования электронной подписи.
• Консультировали лично. HR-специалист помогал сотрудникам, не использующим компьютер в своей работе, подключить КЭДО: инструктировал работников склада и показывал, как работать в мобильном приложении, посредством личных консультаций. 
• Мотивировали сотрудников и дарили мерч. Создали позитивную атмосферу за минимальный бюджет: разработали логотип в фирменных цветах и напечатали его на футболках, значках и корпоративных стикерах. Дарили мерч победителям «Викторины КЭДО».

Разработали логотип и дарили сотрудникам мерч 

В Kärcher оцифровали 75 кадровых и некадровых процессов

Компания перевела в КЭДО основные кадровые процессы: 

• дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• отпуска: приказы, заявления, график отпусков, отзыв из отпуска;
• работа в выходной день и сверхурочная работа;
• командировки;
• кадровый перевод сотрудников на другие должности или подразделения;
• графики и табели учета рабочего времени;
• отгулы за сдачу крови и за работу в выходной день;
• расчетные листы;
• ознакомление с ЛНА и должностными инструкциями;
• согласия на обработку персональных данных;
• выдача справок с места работы и копий трудовых книжек;
• отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком;
• обходной лист при увольнении/переводе/декрете;
• изменение паспортных данных/ФИО и т.д.

Также компания оцифровала и другие процессы:

• 2-НДФЛ и другие справки;
• материальная помощь;
• договоры материальной ответственности;
• приказы о направлении на обучение;
• направления на медицинские осмотры;
• ознакомление с инструкциями по охране труда и протоколы проверки знаний.

И многое другое.

Итоги внедрения КЭДО VK HR Tek в компании Kärcher 

100% сотрудников перешли в КЭДО: из 600 человек на этапе внедрения отказались лишь шесть, которые со временем тоже согласились на КЭДО. Помимо этого, вместе с КЭДО VK HR Tek, компания Kärcher:

• Обработала более 33 000 заявок в электронном виде, только 1% ушел в бумажный документооборот.
• Сократила время подписания документов с нескольких дней до нескольких минут. Например, раньше все 600 сотрудников подписывали дополнительные соглашения на бумаге в среднем в течение месяца. С КЭДО VK HR Tek понадобилось два дня. 
• 100% сотрудников ознакомились с корпоративными документами.
• Сэкономила природные ресурсы, место в офисе и деньги на логистике и канцелярии.
• Сотрудникам стало удобнее работать, они могут быстрее решать свои рабочие кадровые вопросы. По результатам опроса удовлетворенности персонала работники высоко оценили систему КЭДО — на 4,92 из 5. Сто процентов респондетов ответили, что удобно, когда все корпоративные документы доступны в любое время.