Как оформить командировку в КЭДО VK HR Tek: пошаговая инструкция

При бумажном документообороте оформление командировок может занимать дни и даже недели. Система КЭДО VK HR Tek позволяет компании автоматизировать и упростить этот процесс. Сотрудникам достаточно подать заявку и отправить ее на согласование по заранее установленному маршруту, а руководители могут подписать приказ одним кликом и посмотреть всю информацию в личном кабинете. 

Рассказываем о возможностях сервиса VK HR Tek при оформлении каждого этапа командировки. 

Этап 1: заявка

Оформление командировки начинается с подачи заявки. Заявки бывают разными и зависят от того, что принято в конкретной организации: могут быть отдельные заявки на разные виды командировок и на их отмену. В статье подробно разберем стандартную заявку на оформление командировки.

Персонал может создавать разные заявки, в том числе на отмену уже согласованной командировки

У каждого сотрудника компании есть личный кабинет в VK HR Tek. Чтобы подать заявку на командировку, нужно заполнить электронную форму с полями. Для этого в блоке бокового меню «Сервисы сотрудника» выберите «Заявки», нажмите кнопку «Создать заявку» и выберите необходимый тип заявки.

Так выглядит заявка на командировку в VK HR Tek

Ответственный за командировку сотрудник может оформить заявку на себя, а также заполнить информацию на коллег, с которыми вместе едет в командировку.

В личном кабинете подать заявку может:

• сам сотрудник;
• коллега работника;
• руководитель — на своих подчиненных;
• ассистент подразделения — это сотрудник, который обладает теми же правами в VK HR Tek, что и руководитель;
• сотрудник с любой другой ролью, которую выберет сама организация, — например, тревел-менеджер.

В VK HR Tek гибкие настройки, которые задает компания, когда разворачивает у себя сервис. Организация решает, какие поля будут у заявки, кому какие права выдать и на кого сотрудник сможет подавать заявку.

Если сотрудники едут на конференцию вместе, один из них может подать заявку на себя и другого сотрудника

Следующим шагом нужно выбрать согласующего. Если это всегда один и тот же человек, например руководитель, шаг пропускается — руководитель по оргструктуре определяется и подставляется в маршрут автоматически. Если заявку должен согласовать владелец бюджета по командировкам или другая роль в компании, сотрудник указывает его.

Компания может указать варианты согласующего, а сотрудник выберет подходящего человека из списка

После выбора согласующего работник попадает на страницу заявки. В ней есть множество настроек, которые организация может использовать при подключении системы КЭДО. 

Формат полей. Поля могут быть разными — например, текстовыми и числовыми. Кроме того, можно предложить сотруднику выбрать один из двух вариантов или, если опций больше, добавить к полю заранее установленный список с ответами. 

Пример текстового атрибута

Пример поля с выбором из двух вариантов

Пример заранее установленного списка с несколькими вариантами ответа на выбор

Также можно интегрировать платформу VK HR Tek с 1С и использовать любой справочник, который есть в 1С. Тогда достаточно сослаться на справочник, и в поле будут отражаться те же значения. Например, так получится сделать с местами назначения, типами затрат и другими полями.

Зависимые поля. Заявку можно настроить так, что дальнейшие поля изменятся после ответа сотрудника. Допустим, первый вопрос в заявке — локация командировки. Если работник отправляется в служебную поездку по России, он будет заполнять одни поля, если за рубеж — другие. 

При выборе локации командировки меняются дальнейшие поля для заполнения — например, для поездки за рубеж появляется вопрос о визе

Обязательные поля отмечены синей звездочкой. Пока они пустуют, сотрудник не сможет продвинуться дальше.

Кнопка «Подтвердить» остается неактивной, пока обязательные поля не заполнены

Числовые поля. В такие поля можно вносить только числа, например даты начала и окончания служебной поездки. При этом программа самостоятельно рассчитает количество дней командировки. Она может выполнять основные математические действия: сложение, вычитание, умножение и деление. Компания заранее указывает, какое действие нужно совершить с двумя числовыми полями, где и в каком формате указать результат.

Даты поездки удобно выбирать в календаре

Ограничения. В полях можно установить правила и валидаторы. Допустим, чтобы успеть оформить всё необходимое для командировки, у компании есть возможность ограничить срок подачи заявок — например, минимум за 3–5 дней до планируемой поездки. Так сотрудники не смогут оформить командировку впритык или задним числом. 

В данном случае заявку заполняют 26 февраля 2025 года, дни до этой даты нельзя выбрать — они не кликабельны 

Сотрудник заполняет поля и формирует заявку на командировку, после чего может посмотреть готовую заявку в режиме предпросмотра. Если всё верно, работник подписывает документ электронной подписью, которая уже есть в личном кабинете. После этого заявка уходит по заранее установленному маршруту. 

Так выглядит шаблон заполненной заявки

Этап 2: согласование

Маршрут согласования тоже может быть разным. Его настраивает компания при подключении КЭДО — так же, как и поля для заявки на командировку. Например, если служебная поездка выпадает на выходные дни, то по статье №153 ТК РФ их должны оплатить в двойном размере. В таком случае ее нужно согласовать не только с руководителем отдела, но и с держателем бюджета командировок.

Простой маршрут согласования: от сотрудника к отделу кадров, затем к руководителю и вновь к сотруднику

Заявку можно отправить одновременно к нескольким ролям на согласование: к примеру, к тревел-менеджеру и в отдел кадров. Пока сотрудники отдела кадров проверяют заявление и формируют приказ, тревел-менеджер уже ищет билеты и отель. В маршрут можно включать любые роли, которые участвуют в оформлении командировки или должны быть в курсе поездки. Например, бухгалтера, чтобы он рассчитал суточные, когда приказ уже готов. 

Каждый документ будет двигаться по своему установленному маршруту. Если в служебную поездку отправляются коллеги из разных отделов, то и согласовывать заявку будут разные руководители.

Сотрудник в любой момент может зайти в ЛК и узнать, на каком этапе находится его заявка. Время согласования зависит от того, как быстро согласующие ее увидят, — о новой заявке приходят уведомления. Если все участники оперативно подписывают документы, весь процесс от подачи заявки до готового приказа займет несколько минут. 

В личном кабинете работник видит, на чьей стороне находится заявление, может зайти и посмотреть его

Этап 3: авансовый отчет

После служебной поездки сотрудник должен оформить авансовый отчет. Для этого ему нужно найти в личном кабинете заявление на командировку и создать дочернюю заявку. В таком случае не придется снова заполнять одни и те же поля — информация из заявки на командировку продублируется в авансовом отчете.

В личном кабинете сотрудник может создать авансовый отчет из согласованной заявки на эту же командировку

В авансовый отчет продублируются данные из заявки на командировку, например даты начала и окончания поездки, страна и город, куда ездил командированный

В форме авансового отчета можно подгружать платежные документы. В разделе «Транспортные расходы» прикладывают билеты на поезд или посадочный талон на самолет, чеки за такси до места проживания в командировке. В раздел «Прочее» — фото или скан любого документа.

При заполнении авансового отчета после командировки можно загрузить любое количество платежных документов и указать разные поля для заполнения

В раздел «Товарный чек» можно загрузить фотографию или скан чека. Главное, чтобы на них отчетливо был виден QR-код, по которому чек можно найти в ФНС. Система получит полную информацию о содержании чека и автоматически заполнит поля — сотруднику не придется вводить данные вручную.

При загрузке товарного чека с QR-кодом система распознает его и автоматически заполнит поля

Суточные нужно учитывать в авансовом отчете, но не обязательно подкреплять подтверждающими документами. 

Аналитики VK могут адаптировать платежные документы под ваш запрос. Например, переименовать блок «Товарный чек» на «Кассовый чек», поменять состав атрибутов, а транспортные расходы удалить вовсе. 

Когда авансовый отчет готов, сотрудник отправляет его работодателю. Документ проходит все необходимые этапы согласования. После этого авансовый отчет попадает в систему 1С — бухгалтеру не нужно заполнять ничего вручную. На этом этапе можно отправить печатную форму авансового отчета на подпись сотруднику в заявку — ему придет уведомление. На этом работа с командировкой заканчивается. Подписанные электронно документы и подтверждающие вложения будут храниться в одной заявке, поэтому при необходимости их будет легко найти. 

Маршрут согласования авансового отчета тоже можно настроить, как и согласование заявки на командировку

В VK HR Tek можно настроить интеграцию с любой тревел-системой, чтобы покупать билеты и автоматически отчитываться за расходы в корпоративных поездках. Например, с Trivio, Corteos, Smartway, Starliner, Аэроклуб.

Интеграция с тревел-системой делает оформление документов для командировки еще проще

В системе VK HR Tek можно оформить не только командировку, но и другие кадровые процессы. У каждого сотрудника есть личный кабинет на платформе, где можно увидеть все свои документы, их статус и у кого они находятся. 

Кроме того, провайдер разработал одноименное приложение «VK HR Tek: кадровые процессы» с полноценным функционалом. Сотрудники могут оформлять любые заявки со смартфона и продолжать работать с кадровыми документами даже в поездке. 

Запишитесь на бесплатное демо, чтобы оценить удобство системы КЭДО VK HR Tek для оформления командировок.