Как Positive Technologies оцифровала кадровые процессы и перевела 97% сотрудников на КЭДО VK HR Tek

Компания Positive Technologies разрабатывает, внедряет и обеспечивает кибербезопасность для других компаний. Среди клиентов организации — РЖД, Альфа-Банк, Роснефть и Правительство Москвы. До 2023 года в Positive Technologies был бумажный документооборот. В статье расскажем, почему компания, которая обеспечивает кибербезопасность, выбрала КЭДО VK HR Tek от VK Tech.

Почему Positive Technologies решила перейти на КЭДО VK HR Tek: 3 главные причины 

Как только появилась возможность перейти с бумажного документооборота на электронный, компания задумалась о КЭДО. Positive Technologies ставила три основные цели:

• Снизить нагрузку на кадровых работников. Компания быстро развивается, и нагрузка на сотрудников отдела кадров постоянно увеличивается. В КЭДО каждый документ проходит по заранее построенному маршруту, что освобождает время кадровых работников.
• Повысить прозрачность документооборота. На бумаге сложно отслеживать, подписан ли документ и у какого именно согласующего он находится. В КЭДО видны все изменения статуса, поэтому меньше риск пропустить дедлайн подписания, а потерять документ невозможно вовсе. 
• Сократить расходы времени и денег на документооборот. Практически все сотрудники работают в гибридном и удаленном формате, поэтому приходилось часто отправлять документы на подпись с курьером — это долго, хлопотно и дорого.

Компания, которая обеспечивает кибербезопасность, выбрала On-Premises-решение с гибкой настройкой любых процессов от VK HR Tek 

У Positive Technologies было несколько требований к вендору: 

• Только On-Premises-решения — программы, которые размещаются в инфраструктуре компании, а не находятся в облачном хранилище. В таком случае ИТ-компания самостоятельно контролирует доступ к данным.
• Система с гибкими настройками — искали платформу с возможностью отрегулировать процессы под потребности и задачи компании.

На тот момент КЭДО VK HR Tek оказался единственным подходящим решением.

Перед внедрением КЭДО Positive Technologies запустила тестовую группу

В компании за каждый отдел отвечает кадровый партнер. В тестовую группу завели только один отдел. Сотрудники из него разбирались в программе и определили, что и как можно изменить с учетом особенностей работы компании. 

Тестовый период позволил быстрее и проще масштабироваться и внедрить КЭДО уже на все отделы. Кроме того, к кадровому партнеру, который был в тестовой группе, можно было обратиться за помощью: он знал о КЭДО больше, чем остальные сотрудники.

Перед переходом на КЭДО компания готовила сотрудников 

Positive Technologies поделилась, что помогло эффективно и быстро внедрить КЭДО VK HR Tek в компании:

1. Опубликовали обучающие статьи на внутреннем портале компании. На базе материалов, которые предоставляет VK HR Tek, в Positive Technologies создали несколько информационных продуктов о работе в КЭДО. В организации планировали провести вебинар, но этого не потребовалось: публикации закрыли все вопросы сотрудников.
2. Разработали инструкции для персонала. Для линейных сотрудников Positive Technologies составила пошаговую инструкцию. В ней подробно объяснялось, как начать работу в КЭДО VK HR Tek. Для кадровых партнеров сделали отдельную версию. 
3. Ответили на вопросы о безопасности КЭДО. Компания закрыла основные переживания сотрудников серией статей о КЭДО. Для этого рассказали, что электронной подписью нельзя подписать банковский документ или заявление на увольнение.

С КЭДО VK HR Tek в Positive Technologies оцифровали основные кадровые процессы 

Перед внедрением КЭДО компания собрала статистику по кадровому документообороту. В Positive Technologies в первую очередь оцифровали процессы, по которым было больше всего документов и цепочек согласований:

• отпуска;
• командировки;
• приемы на работу новых сотрудников.

Обычно прием сотрудников откладывают на потом. Но Positive Technologies оцифровала его одним из первых и тем самым облегчила себе работу. Новички сразу попадали в КЭДО VK HR Tek, их не приходилось переводить позже.

Следующим этапом компания перевела в КЭДО:

• справки с места работы;
• локальные нормативные акты, ЛНА — документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации;
• льготы, компенсации.

97% сотрудников Positive Technologies перешли на КЭДО

В компании работает более 3000 сотрудников: в офисе, удаленно и в гибридном формате. Благодаря агитации по подключению к КЭДО и предварительной подготовке сотрудников 97% персонала уже перешли на КЭДО. Три процента сотрудников еще сомневаются, но постепенно отказываются от бумажного документооборота в пользу КЭДО.

«Были сотрудники, которые сначала хотели посмотреть со стороны на работу в КЭДО. Когда они увидели, как комфортно работается коллегам с системой КЭДО, тоже подключились».

Компания достигла целей: повысила прозрачность документооборота и снизила затраты на него

Основная задача, которую ставили в быстро растущей компании, — упорядочить документооборот и повысить прозрачность. С КЭДО кадровым партнерам стало проще и удобнее работать: они точно знают, у кого находится документ, подписан он или нет.

Еще один итог — снижение затрат на логистику. С КЭДО нет необходимости отправлять документы курьером, поэтому теперь в Positive Technologies экономят и деньги, и время.