Как сделать согласование документов в КЭДО гибким и комфортным

Когда в компании нет КЭДО, согласование заявок создает лишнюю нагрузку на кадровых специалистов и снижает эффективность работы: сотрудникам приходится искать руководителей, писать письма, звонить, хранить скриншоты. Руководитель может забыть ответить, а кадровики — упустить, на каком этапе находится документ. Еще сложнее, когда команда распределена по филиалам или работает удаленно — согласование отнимает время и мешает работе. 

Система КЭДО VK HR Tek упрощает согласование и делает его прозрачным для всех участников. Рассмотрим, какие для этого есть инструменты и как можно настроить маршруты согласования. 

Согласование по оргструктуре

Система КЭДО VK HR Tek поддерживает две организационные структуры: штатную и управленческую, что обеспечивает гибкость согласования. 

• Штатная, юридическая оргструктура отображает официальную структуру компании, закрепленную юридически. В систему КЭДО штатная оргструктура подтягивается автоматически — например, из 1С.  
• Управленческая оргструктура отражает фактическую внутреннюю иерархию, утвержденную в компании. Большинство компаний используют для согласований именно управленческую оргструктуру, так как она более адаптивна и показывает реальные взаимоотношения и подчинение.

Бывает, что документ нужно согласовать в обеих оргструктурах. Например, расчет премирования для менеджера по продажам проверяет и официальный директор по продажам, и руководитель региональной группы продаж, чья роль прописана только в управленческой оргструктуре. Система КЭДО VK HR Tek позволяет комбинировать оргструктуры и выбирать нужную на каждом этапе согласования и в каждом процессе.  

При создании маршрута можно переключаться между оргструктурами и выбирать нужную. 

Выбор согласующего

В маршрутах согласования можно настроить выбор согласующего: инициатор заявки указывает конкретного человека или нескольких, кто должен одобрить заявку или документ. Согласующие могут быть обязательными или необязательными — это гибкие настройки для каждого процесса. 

Например, сотрудник переходит из одного департамента в другой. Кадровый перевод должны согласовать оба руководителя — прежний и будущий. При создании заявки оргструктура предложит только текущего руководителя и автоматически подставит его в маршрут согласования. Нового руководителя можно выбрать из списка и указать в качестве второго согласующего. 

Выбор согласующего можно ограничивать. Например, разрешить выбор из всей группы компаний или только из определенного юрлица. Можно настроить выбор согласующего только в рамках какой-то группы: отдел кадров, финансовый департамент, бухгалтерия. 

Заявление на отпуск согласовывает руководитель, которого система предлагает автоматически, и сотрудник отдела кадров — его можно выбрать из списка

Согласование по роли

Маршруты согласования можно настроить с привязкой не к конкретному согласующему, а к определенной роли сотрудника. В процесс закладывается информация, на чьей стороне будет согласование конкретного этапа: отдел кадров, отдел начисления зарплаты, отдел технической поддержки. 

Например, оформление командировки на последнем этапе обязательно должен проверить и одобрить тревел-менеджер. Для этого в маршрут добавляют шаг с согласованием по роли, и заявки всегда будут приходить пользователям с ролью тревел-менеджера. 

При согласовании по роли сотруднику не нужно выбирать, кто именно одобрит документ, — достаточно указать роль согласующего

Назначение функционального руководителя

В маршрутах согласования можно прописать дополнительного функционального руководителя. Эту опцию используют компании со сложными алгоритмами согласования, где штатная и управленческая структура не охватывают все уровни подчинения. 

Допустим, в отделе маркетинга сотрудники работают над разными проектами и образуют команды во главе с проектными менеджерами. Директор отдела маркетинга в этом случае выполняет функции административного руководителя, внутри отдела есть управленческая оргструктура, а проектные менеджеры выступают функциональными руководителями для участников своих команд. При согласовании заявления на отпуск система предлагает и руководителей по оргструктуре, и функционального руководителя.  

Вариативные подходы к согласованию в системе КЭДО VK HR Tek

В системе КЭДО VK HR Tek можно настроить процессы под потребности компании и создать гибкие маршруты согласований с учетом: 

• штатной структуры;
• управленческой структуры;
• конкретного согласующего;
• роли согласующего;
• функционального руководителя.

Все инструменты можно использовать одновременно или комбинировать в зависимости от задачи и сложности согласования в конкретной организации. Эксперты и аналитики VK HR Tek помогают компаниям еще до внедрения КЭДО продумать, какие шаги в согласованиях необходимы, а что можно упростить или сделать удобнее. 

Гибкие настройки согласований в системе КЭДО VK HR Tek экономят время сотрудников и обеспечивают полную прозрачность процесса для всех участников. Больше не нужно подстраиваться под возможности КЭДО и искать компромиссы — компания получает решение, которое закрывает все ее задачи. 

Запишитесь на бесплатное демо, чтобы оценить преимущества платформы VK HR Tek для вашей компании.