Как Askona Life Group с помощью КЭДО ​​VK HR Tek упростила работу для 10 тысяч сотрудников и повысила лояльность к бренду

Компания Askona Life Group — это многопрофильный холдинг, в состав которого входят более 60 направлений, включая продажу, строительство, гостиничную деятельность, образовательные, медицинские и ИТ-услуги, благотворительность. Компания занимается аутсорсингом поддерживающих функций бизнеса: ведет бухгалтерский и налоговый учет, документооборот и кадровое делопроизводство.  

Филиалы Askona Life Group находятся в 18 странах, а в России — в разных городах. При таком масштабе поддерживать единые стандарты оформления кадровых документов во всех офисах было сложно, поэтому компания решила перейти на КЭДО.

В статье расскажем, почему Askona Life Group выбрала решение VK HR Tek от VK Tech, как за счет перехода на КЭДО компании удалось повысить интерес к бренду, на 80% ускорить документооборот и на 50% сократить расходы на него. 

4 причины, почему Askona Life Group решила перейти на КЭДО 

Чтобы наладить связь между филиалами, Askona Life Group решила увести кадровый документооборот в онлайн. Вот какие цели стояли перед компанией:

• Создать ОЦО (общий центр обслуживания) — подразделение, сотрудники которого занимаются бизнес-процессами всей компании. Тогда однотипные задачи можно отдавать в ОЦО и снимать нагрузку с остального персонала.   

• Проще и быстрее доставлять документы между филиалами. 50% сотрудников Askona Life Group работают вне центрального офиса, поэтому раньше часть кадровых документов приходилось отправлять курьером — это дорого и долго. С переходом на КЭДО удалось бы решить эту проблему: в КЭДО сотрудники получают и подписывают документы онлайн за несколько минут.
• Сделать документооборот прозрачным и удобным. На бумаге сложно отслеживать статус документа и быстро узнать, у кого он лежит на подписи. После перехода на КЭДО процесс становится прозрачным: в системе виден статус каждого документа, а сотрудникам приходят уведомления, что необходимо поставить подпись. С приближением дедлайна частота напоминаний увеличивается.

• Повысить уровень лояльности персонала и получить конкурентное преимущество на рынке труда. Потенциальным сотрудникам важно, чтобы вопросы с документами не отнимали их время. Через КЭДО новички смогут устроиться на работу день в день, а также быстро найти шаблоны, чтобы подать документы на зарплату или написать заявление на отпуск. Сотрудникам не придется обращаться в разные отделы и отвлекать коллег: ответы на кадровые вопросы уже есть в сервисе. 

Выбрали КЭДО VK HR Tek, потому что решение соответствовало всем критериям Askona Life Group

Askona Life Group присматривались к разным поставщикам КЭДО. Летом 2022 года компания запустила пилотный проект с двумя решениями, чтобы проверить, какой сервис будет удобнее, функциональнее и понятнее. Спустя два месяца тестирования Askona Life Group остановилась на КЭДО VK HR Tek от VK Tech. Решение отвечало важным для компании критериям: 

• Разумное соотношение цены и качества платформы. К тому же в VK HR Tek прозрачное ценообразование — понятно, из чего складывается стоимость и как на нее можно повлиять.   
• Функциональность. Искали платформу, на которой есть все необходимые для работы инструменты.
• Высокая скорость взаимодействия. Специалисты VK HR Tek помогают внедрить новый сервис, а на период подключения компании предоставляется персональный менеджер. Сотрудники техподдержки остаются на связи и после перехода на КЭДО.
• Наличие мобильного приложения. У 50% сотрудников Askona Life Group нет рабочего компьютера, поэтому было важно дать им возможность пользоваться всеми функциями КЭДО со смартфона. 

Проработали возражения персонала и убедили сотрудников, что КЭДО — это безопасно и удобно

Когда Askona Life Group начала массово переводить кадровые процессы в онлайн, компания столкнулась с возражениями персонала. Сотрудники опасались, что у них украдут электронную подпись, произойдет утечка персональных данных или они не смогут разобраться в сервисе. 

Askona Life Group было важно сделать переход на КЭДО понятным для всех. Чтобы подготовить персонал, компания распечатала памятки, провела презентацию и запустила корпоративную рассылку. Сотрудникам объяснили, как изменятся процессы после перехода на КЭДО, как работать на платформе и почему их данные остаются в безопасности. 

Подготовительная работа оказалась успешной: специалистам удалось убедить сотрудников, что КЭДО — полезный и эффективный инструмент. В декабре 2022 года Askona Life Group начала внедрять КЭДО на всю группу компаний. Следующие два года активно подключали к сервису сотрудников: еще в январе 2023 года решением пользовались 600 сотрудников, а через полтора года их стало 6000 человек. 

В 2023 году компания провела опрос удовлетворенности среди руководителей и сотрудников. Результаты показали, что 100% управляющих и 87% рядовых работников довольны сервисом. 

Высокий уровень удовлетворенности Askona Life Group увидела уже спустя несколько месяцев после массового перевода сотрудников на КЭДО

В онлайн увели все кадровые процессы компании 

Askona Life Group перевела в КЭДО 47 процессов. Среди них: 

• отпуска;
• прием на работу;
• должностные инструкции и ЛНА (локальные нормативные акты);
• кадровые переводы;
• заявления на изменение персональных данных;
• договоры о материальной ответственности;
• материальная помощь. 

С КЭДО кадровые процессы стали прозрачнее и ускорились на 60%

После внедрения КЭДО VK HR Tek руководство заметило положительные изменения. Вот каких результатов добились:

• Ускорили и упростили кадровые процессы. Согласовывать документы получается на 60% быстрее, а подписывать их и передавать в отдел кадров — на 80%. Из личного кабинета работника они поступают сразу в «1С:Зарплата и управление персоналом». Это позволяет, например, принимать новых сотрудников на работу день в день. 

• Сэкономили бюджет. Расходы на кадровое делопроизводство уменьшились в 15 раз, а затраты на бумагу, почтовые отправления, курьерские услуги, печать и хранение документов сократились на 50%. Организации также удалось минимизировать штрафы за неподписанные документы и сэкономить до 500 000 рублей в год. 
• Превратили документооборот в прозрачный и понятный процесс. Сотрудники могут контролировать все кадровые вопросы: в пару кликов подавать документы и следить за статусами.
• Снизили нагрузку на кадровых специалистов. Например, при оформлении документов персонал больше не обращается за помощью в отдел кадров: шаблоны заявлений доступны в личном кабинете сотрудника, а цепочки согласований понятно настроены. 
• Повысили уровень безопасности. Потери данных и документов сократились на 87%.
• Сделали компанию привлекательнее для молодежи. Потенциальные работники ценят высокий уровень цифровизации и с большей вероятностью выбирают работу в Askona Life Group. 
• Начали решать и некадровые вопросы. Например, в онлайн перевели оформление договора на предоставление жилья и аренду автомобиля.